2008年4月23日星期三

IDEA#110 Give Up List

我們常說完美主義的人做事欠效率。但對於奉行完美主義的人來說,做得不"好",又是非常困難。這種矛盾應如何去解決?

一個標准是否主流,取決於多項因素,沒有對與不對。奉行完美主義者的人數較少,而且他們的標准比一般人定得高,而且高得沒有妥協的空間,加上現實世界本不完美,所以這類人在非藝術性工作上一般較難受認同。

完美主義者其實是奉行
層次的簡單主義,不論情況都只有一種態度,就是做到最好。以一間公司作比喻的話,這家公司的產品100%符合ISO質量標准,每件產品都經過一到十個步驟生產出來,即使是拿了認證後,仍不會偷工減料。所以這公司的生產成本比其他公司高,出貨速度也慢...

作為完美主義者,面對自己公司運作成本上漲亦會感到憂心。後來,我想出了個簡易的方法,既能控制成本,又不至於完全失去公司的核心價值。

方法是為每項工作訂立一張Give Up List, 然後將在理想情況下需要達到的標准條列出來。對質素影響度高的排列在上方,低的排列在下方。當因時間或成本因素等原因而要犧牲質素時,便由Give Up List的最低一項開始偷工減料。

例如寫系統說明文件,排在Give Up List最低的一項必定是減少圖片。根據IBM數年前出版的指引,只要用家能在電腦屏幕上找到需要的用戶界面元素,說明書中也就無需加入圖片。一頁四張的減為兩張,也就能省卻不少時間(我會定期對圖片的加工時間進行采樣,以決定其標准作業時間,然後便可以根據需要去調整圖片的數量)。

另外,作業途中即時想到的adhoc give up item,我也會加入到Give Up List,工作完成後回顧列表,便知道當日曾放棄過什麼,犧牲過什麼的價值。以後即使產品質素未如理想,也能夠尋根究底,不至於迷失。

每個人心裡都有一些原則原理,原則能減輕腦部的負載,是人類自我保護的機制。如果我們不是抱有"大部分情況下街上的陌生人都不會無故謀殺我"的原則,我們便不能夠安心上街。若在辦公室中,所有的同事都在在玩弄政治,為求自保,"我只是來工作"的原則亦會受到動搖,使人時刻警覺,高度緊張。

完美主義也好,80/20法則也好,都是一些基本原則,對奉行的人來說都是精神支柱,不可動搖。很多精神病患者都是因為自己的基本原則(無論正確或主流與否)受到極大挑戰,一時接受不來而病發。某程度上,時刻維持自己的原則,並使其清楚可見(如Give Up List就是我對質素定義的一個具體表現),對精神健康相當重要。

原則可以因應環境作適度調整,但調整需要足夠的理由,和必須是發自內心,用暴力(如在老板的要求下改變原則和價值,且沒有記錄你為此作出過怎樣的調整)強行改變,久而久之,你會覺得自己做什麼都好像不對,有如在未經批核和沒有修改圖則的情況下改建房屋的主力牆,非常危險。死左都未知咩事。

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