IDEA #162 ：筆記管理法

我是個很喜歡記錄的人，新意念、鬼主意、圖解、讀書筆記等。在各種留下紀錄中，一些暫時沒有但將來可能大派用場的資訊是最難管理的。一次過使用的資料可以在使用後即時丟掉，但那些有參考和紀念價值的，卻不能就此丟進垃圾桶，所以一個有效的筆記本管理方法是很重要的。

對於個人層面上的資訊管理，有人認為重要的就會記得，不用記錄。有的人則覺得無論如何先保留下來，或許將來會有用。我的邏輯是

A. 腦袋容量雖然無限，用不盡，但其"提取資訊"的能力並不是很強。情況就如一本無論內容多豐富，目錄都只能有10頁的字典一樣。

B. 基於A，新加入的東西可能抹掉或淡化舊的資訊，又或者重要度A的資訊會占掉重要度B的資訊的空間。字典由100頁變成10000頁，但目錄依然只有10頁。有限的目錄空間不能為不斷增加的資訊進行定位(Addressing)，於是出現遺忘的問題(電腦也會有定址空間不足的問題，而產生"一個程方式最多只能運用4GB Ram"一類的限制)。

因此，我會選擇"資源回收桶"方式處理資訊。無論甚麼先丟進資源回收桶(筆記本)，清空腦袋，騰出空間放其他資訊。有需要的時候，只要能夠從資源回收找回有用的資訊便可。

所以"重要的就會記得"從腦部運作的方式來看是不成立的。當然，若你所需提取的資訊量不多，只要一到兩頁的目錄便足夠，那麼重要的就的確會記得。但當需要定址的資訊很多，也就要靠外部媒體(如筆記)去擴充腦部的資訊提取能力。

過往的一年都是使用活頁筆記本，但發現幾個問題：

1. 活頁筆記本需要購買Binder和活頁紙，成本較高且比較麻煩。

2. Binder一般為A5大少，而很多時我都是在擁擠的地鐵中又或是在步行上班的時候想到意念的，筆記本小一點的話會比較方便。此外A5大小的話在每頁能夠記下的資訊比較多，日後要從眾多的資訊中尋找所需要的資訊的的時候會變得困難。

3. 寫滿了的的活頁紙需要拿出來另行儲存，但市面上暫時找不到A5大小的Storage Binder能夠容納數百頁的活頁紙。

上星期，終於在日本公司找到A6大小的非活頁式筆記本(日文稱為"とじ式"，不知中文是否可稱為"釘裝式")。非活頁式筆記本的問題是若寫錯要整頁撕掉的時候會很麻煩。所以特別選了有Pre-Cut的款式。

筆記本的用法很簡單，將想紀錄的東西順序紀錄在筆記本上，還可以貼上其他的紙張或縮小列印的電腦檔案。每段紀錄加上日期和時間作為標記，並在筆記和筆記之間的分界處畫上橫線。每天回家，就在電腦上打開一個文字檔，寫下每個筆記的關鍵字和簡單的內容描述，像:

080824 1409 Idea…A phrase that can be used in my CV
080824 1410 Idea…A title for my upcoming blog
080825 0747 Idea…How to arrange my music
080825 0919 Reading Note…How to do effective presentation. Ideas from Toyota and Softbank
080825 1730 Stickies…From colleague XXX, for forgotten to ask me for lunch
080826 1754 Note…Journal entry

這樣，日後要找尋任何筆記本上的資訊時，只要打開這個文字檔進行搜尋，然打開對應的筆記本便可。筆記本寫滿了以後，可以在封面加上日期和編號，如筆記本1:080824-080914，筆記本2:080915-081022，方便尋找所需筆記。

IDEA #161 想加快工作效率應該減少工作時間

前天說過要學習一面做一面想，學習的目的是要了解一下這種做事的模式是否適用於自己，又或者是否在某些情況(到底又是哪些情況)下，一面想一面做會比較恰當。

在讀日本Y-Cube有限公司CEO安田佳生所寫的"千萬別撿千元大鈔"，該書在日本非常暢銷，最近出了書價比一般版圖書便宜四到五成的文庫版，，所以立刻買了下來。書中說的都是非常有違常識的論點，如想加快工作效率應該減少工作時間、找男朋友要從有女朋友的人下手、已經會做的事也就不要再做，不浪費的話就沒法變得富有等，單看題目已經覺得很吸引。

本年初公司CEO找我傾談，提到我想得太多以至效率慢的問題。事後自己也有進行檢討。父親從事工業，所以參考工廠的做法，買了一個計時器量度自己每項工序的所需時間。Technical Writing的標準時間為平均每頁52分鐘，而去年提議公司棄用Word而採用XML製作說明文件，減少 人手工序以後，我個人的標準時間可以控制在平均每頁35分鐘內，效率還算可以。

寫的過程不是慢的話，剩下的原因就只有幾個，如準備時間過長，又或是中途做了其他的工作， 以至每一件工作的Duration變長。要把中途插入的工作安排得好，有個人的責任，也有組織的責任。但準備時間的長短，則主要是個人問題。效率低很有可能是源於我先想得很清楚才開始做的工作模式。


安田佳生在書中便論述了一個我很關心的話題：到底應該先想再做還是一面做一面想，還是兩者都可以呢?

安田這樣說:

昔はよく...「走りながら考えろ」とか「とにかく足を動かせ」ということが言われていた。
当時はある程度、実際にそれで成果が出ていたのかもしれないが、今は、何の戦略もなく、ただ単に駆回ったところではかばかしい成果は望めない。「走る前に一歩立ち止って戦略を考える」。頭を使って初めて、足が活きてくるのだ。

過去，我們主張"做著想吧"又或是"無論如何先做了再算"。在那個時代某程度上這真的會產 生成果。當今，毫無戰略的瞎幹，不可能期望有成果。"走之前先站著思考一下要怎樣的走"， 只有在用腦的那一刻開始，腳才變得活起來。

一見人間は、仕事をしながらスキルアップしているように思うが、ただ単に日々仕事をこなしてるだけでは、スキルアップにはなっていない。

驟眼看，人是能透過工作去提升技能，但單單應付工作，並不能提升技能。

自分の仕事のスキル上げるためには、仕事のスキルを上げる「練習」をしなければならない。

その「練習」こそが、深く考えるとか、成果を劇的に上げるやり方を考える、ということだ。

要提升工作技能，就一定要進行提升技能的練習。而這個＂練習＂所指的，是深入思考如何做才能大幅提升成果這一項行為。

所以，練習的意思不去練習多做，而是練習多想如何做(做的方法)。只顧做就會沒有空閒思考，也就難以有大幅進步的空間。就是因為忙，才更加需要停下來想清楚，不要用笨方法來做事。

某程度的邊做邊想能令想的對象和範圍更清晰，但深入的思考（Contemplation）始終需要專注地進行。況且，有的事只需要想一次，其後思考的結果便可以重複再用。因此，從長遠的角度看，我還是覺得先想好達成目標的最短路線，然後一口氣直衝，會是更有效率的方法。

IDEA #160 日程表用法說明

由上至下，由左至右(六合彩?)說明一下昨天的每日日程如何使用。

右上方的兩個空格：填寫當日的月份（小空格）和日子（大空格）。

日程：用法有兩種，一是填寫當日的約會（Appointment），二是為右方的Will Do項目訂下預計的執行時間。任務完成後可以寫下實際所用的時間供日後檢討。

Will Do List：此為一般所稱的To Do List。原本熊谷亦使用To Do List這個名稱，但這裡我參考了英國時間管理教練Mark Forster的建議，改稱為Will Do List，用法亦會採用後者所提倡的DIT法。

Will Do的意思是只寫下當日能夠完成的任務。不能完成的也就不要寫，或寫於其他日子的日程表上。寫完當日能夠完成的工作後，畫一條橫線，然後將突然其來但非緊急的任務記錄在橫線下，留待明天執行。Mark Forster不建議為任務定先後次序(Priority)，因為橫豎都要做，先做和後做根本沒有分別。不過他提議要將某段時期最重要的事(這種事他稱為Current Initiative，而另一個時間管理系統ZTD法則稱之為Big Rock)在每天的早上執行，所以對於這類型的任務，可以在"優先"空格上加上剔，然後第一時間進行。

期限：Will Do List上的工作一般只有兩種執行模式：今天做或明天做。所以橫線上的工作期限一般為今天，但若因為某些因素未能進行（同事病假，老闆有急務），便可以將任務改為明天，或另一個具體的日子。 斜線的左方用於填寫月份，右方則填寫日子。今天和明天，同樣用日期表示。

轉記：如果某項任務需要重新排程，熊谷建議將它抄寫到所對應日子的每日日程中，然後在原本任務的轉記欄中加上剔。

DWMY用於填寫當年/月/週/日所需要達成的目標和為此需要進行的具體行動，由於需要和其他記事本內頁一起使用，暫時先不說明。

IDEA #159 我的筆記本試作

過去一年多看了很多關於如何使用筆記本/手帳的論述，有的用法真是非常精彩，想都沒有想過。不過，作為個人管理工具，很難將別人的系統100%拷貝使用。而一般市售的筆記本又缺乏獨特創見，不太適合喜歡細微的人，專業的筆記本(如Filofax)又非常昂貴，所以都是自己製作比較好。

在看過的筆記本系統中，最仔細的要算是熊谷正壽所設計的手帳系統。熊谷正壽是大集團CEO，工作安排比一般人稠密得多，設計精密的手帳系統自然非常適合他。不過，他提醒了我即使是普通人，也可以有夢想。只要在筆記本上寫下一生中想達成的夢想與及其實行的計畫，一個普通人也可以將筆記本填得滿滿的，感受實現理想的踏實。

當然，筆記本只是一個工具，寫下了不代表就能做到，畢竟紀律和機遇都是很重要。但透過寫，就能時刻提醒你有很多東西等著你做，時間並不是你想像中的多；當遇上機會的時候，也能提醒你那是一個能助你達成夢想的機遇，而不是生活中的一件小事。

這兩個週末根據熊谷在書中的論述，用繪圖軟件畫了幾個筆記本內頁。以往我喜歡先想後做，但傾向想的過程太長。今年的重點目標是學習"一面做一面想"。所以，起初我會100%拷貝熊谷手帳的設計和使用方法(那就不用想得太多)，待使用一段時間後再行檢討，加入自己的創見和設計。

熊谷手帳設計非常繁複(充分體現日本仔的系統性)，製作需時，暫時分享其中一張內頁。明天再詳細說明其用法。

希望未來能製作一個手帳網頁，讓更多人能使用我設計的筆記本。

下載 日文版每日日程
下載 中文版每日日程

音樂甜品 #17：世界的約束（木村真弓）

早前ＣＥＯ宣布改組，將Creative and Content部分人等調職到Customer Service，並在其下設立QA及Customer Communications(又是CC)兩個新的工作小組。今天是調位的日子，除了位置改變以外，未來的工作內容也會有所改變。

過往在公司工作的一年多，既有做/想得太多的部分，也有做得不夠/不足的地方，說的比做的多亦是我一貫的缺點。在未來，希望能夠像以往學習錄音一樣，腳踏實地，做好自己，這是對自己的"約束"。

除了我有一個新開始以外，很多朋友亦會從今天起有個新開始。

Isabel今天開始在新力上班，相信日本公司會非常適合她不愛亂的性格；
Anita今天亦會在新公司工作，希望她轉行成功。
前同事華也應該有新工作了，祝他一切順利，閒時多吃蔬菜。
護士的電腦書桌和書櫃都已經到期，需要全部更換。希望大出血以後她能有個整潔的家居。

離開13樓了，沒有準備禮物，除了這份小小的心意...

希望同事們學習多注意細微的事，環境整理得好工作才會做得好。

送上這首我很喜歡的歌曲：

*按兩下播放按鈕，開始播放。

IDEA #158 雞同鴨講，鵝同雞講

從來我都不明白甚麼是"看情況"，因為我心目中的"情況"和別人心目中的"情況"不一定相同，彼此"看"的方法和角度亦不見得會一致。每次和別人談到"看情況"，都總有人覺得這是無可避免。對此，我還是堅持凡事盡可能具體一點、清楚一點，就能減少不必要的誤會。

正在讀照屋華子和岡田惠子的"邏輯思考"，當中找到一段有關"看情況"的論述。兩位作者是日本McKinsey顧問公司的溝通專員，負責審閱和編輯其他顧問所編寫的諮詢報告，為其邏輯結構和語 文表達方式提供意見。





書的開首部分提到，完整的溝通需要包含問題、答案(解決方案)、和所期待得到的對方的反應三項元素。例如要向公司表達意見，便應明確界定意見所要針對的是甚麼問題、具體解決方案為何、與及你期望上司對於意見的反應(表示理解? 回饋意見?採取行動?)。而一個清晰的解決方案，則需要包含結論、根據和實施方法三個要素。想要將結論明確地傳達給對方，必須要注意避免使用具多重解釋的說法，例如"看情況"。

作者引述一名任職旅行社店長的客戶曾諮詢為甚麼他的命令部分部門會立即執行，而某些部門則遲遲未有行動，並且該兩類部門的總是固定那些。作者參加了旅行社的會議後，發現該名客戶很喜歡說"看情況隨機應變"，而懂得立即採取行動的部門主管以前曾是他的部下，了解他的說話風格，因而才能夠了解他的意思並採取行動。

作者指出"看情況"其實代表著附帶條件，要有效溝通，必須清楚交代在怎樣的附帶條件下該怎麼做。對此我深表同意。昨天，我建議朋友總結一下在甚麼情況下上司會作怎樣的回應，就是想避免"看情況"的情況出現。

如果你是上司，不要說"視情況而定"，而要說"如果產品A和去年相比的銷售成長率為105%的話則怎樣怎樣做"(附帶條件的定量說明)，又或是說"當客戶對於客戶服務部的處理速度有意見時則怎樣怎樣做"(附帶條件的定性說明)。如果說不清楚附帶條件，那表示說話的人對問題還不夠了解，不是聽者的理解力問題，亦不是表達或是溝通的問題，因為附帶條件沒有說明清楚的溝通根本不是溝通。

結論是，"看情況"一類的說法具有讓人自由解釋的危險性，讓人有藉口不執行或無法執行；將結論及結論適用的基準和附帶條件說明清楚，結論才能成立，達成結論的方案才可確實執行。Clarity makes things happen.

IDEA#157 賣豬仔

昨晚朋友致電給我說工作不開心。

不知道她是幸運還是不幸運，從來都是做有名的日本公司，前一份工作在豐田，現在的在新力，前途理論上比很多人要好。這位朋友日文比我高級，不見得是"鈍胎"，只是天生"架構力"不足，別人不告訴她解決問題的方法和步驟，她自己不能想到，所以早前收到上司給她的電郵，鼓勵她要有big improvement。

她不開心的原因是因為她嘗試加班，以盡快弄明白新工作的來龍去脈。她的日籍上司在離開公司前問了她一句有沒有問題，並叫她加油(日本人很喜歡說がんばってね鼓勵別人要努力，中國人不甚喜歡。而最近的科學研究指出語言會影響人的性格)。對此，朋友感到迷惑，覺得上司知道他不懂，有意挖苦她。傾談後，我覺得該名上司只是關心她是否應付得來，即使不是出自關心員工，他也得關心一下自己的業務，並無不妥。

朋友覺得自己在部門中有being inferior的感覺。然後我問她在部門中是否年紀最少，她說是。"最年輕是你，最inferior又是你，那有甚麼問題?" 雖然朋友已經有數年工作"經驗"，但由於豐田的經理對她實在太過照顧，以至她損失了鍛鍊的機會，被現在的supervisor說是給人"賣了豬仔"。過去的時間不能追回，從現在起針對自己的弱點努力改善便是。

Supervisor給了她一個我覺得是很好的任務:寫會議記錄。日本人一向很注重記錄，甚麼都要有紀錄，記錄也要有系統。中國人多喜歡留有餘地，不太喜歡白紙黑字。古書只說每天"三省吾身"，用什麼的方法來"省"則沒有論述。記錄和書寫(不是在電腦上打)，是"省"的最佳辦法，因動手寫能啟動腦部比較具邏輯性的部分。透過寫會議記錄，能讓她真正思考會中上司和客人的交談狀況，與及解決問題的過程。

"架構力"不是人人有，沒有的話可以用拷貝的方法學習。多留意別人怎樣解決問題，然後照抄可也。日文稱這種學習方法為"守"，除此以外，還有"破"和"離"兩個後繼階段。情況A出現時上司怎樣處理，情況B又如何? 情況A+B又如何? 將各種可能出現的情況記錄下來，不時整理(如列出一個"情況-對應"表)，也就能總結出原則原理，下次遇上相類情況，便會懂得自己處理。

學習，需要有過程和方法，日本公司能給你在這方面很好的訓練。如果你自問"架構力"差，可以嘗試到日本公司工作一段時間，你會賺到本地公司不能給你的財富。

IDEA#156 The Obvious

最明顯的,很多時就是最容易被忽略的。

口中說沒問題，不等於問題已經解決：
When you hear a problem, you want to make it go away, with words -

Let me explain, it's really like this...I promise. Got it. Done. No problem.

But the problem is still there. It's just buried under a barrage of language.

做好人：
Even people who are skeptical and cautious and cynical have trouble maintaining their doubting attitude toward someone who is polite, asks how they're doing, respects their time, keeps promises, responds openly, treats them with dignity. You'll actually get your way...by being equitable, kind, decent, and fair. Being nice is selfish and contagious...in a good way.

Do no evil.

員工第一，顧客第二：
Employees first, customers second. When employees are happy, customers will be too.

幫助別人：
The best way to get what you want is to help the other person get want he or she wants. After you've made quotas, help somebody else make theirs.

不要做你已經懂得做的事：
You perform at your best when you're tested. So, if you're good at what you do, if you can almost do it blind-folded, stop. Walk away. Raise the stakes. Do something you want to do even if you're not sure you can do it.

Take on a challenge. Even if you fail, you failed at something hard, not easy. And you learn something you didn't already know.

IDEA#155 資料管理原則

簡單說，紙本/實體資料的最大問題在於占用空間及難於搜尋，而電子資料的首要問題在於管理困難，與及儲存媒體容易損壞，一次過損失大量資料的風險很高。

由於紙本資料性質比較簡單，加上在電腦出現以前，已經有很成熟的filing system，所以正在構想所有的資料，盡可能先以紙本方式保存，然後再根據需要轉換為電子方式，方便搜尋。

也就是說，常用的又或者是還沒有決定是否值得保存的資料，先用傳統方法保存，一段時間後，才將真正需要保存的部分數碼化，以控制電子資料的數量，改善資料以高速累積的核心問題。

此外，我構思了以下的原則：

• 對於文字資料，電腦只作為長期儲存(archive)的工具。要閱讀的資料，定當先列印出來。閱讀並寫下筆記後丟掉源文件。需要的話，可先保存源文件，一年後檢討是否需要電子化作長期保存。電子化後，將不保留紙本文件。
• 如Word和PowerPoint等的電子工作文件(working file)，在還需要修改的時候保存在電腦硬盤上。不用再度修改的工作文件則移動到如記憶卡等的離線媒體中，減少被病毒破壞的機會。
• 電腦中重要的文字資料(如需要保留的電郵)列印出來保存，然後將電腦中的源文件移除。他日確定這項資料值得長期保存的話，才從新數碼化。
• 預備一份綜合檔案目錄(Index)，紀錄電子及紙本資料的所在地及內容摘要，將電子及非電子檔案作統一管理。
• 對於要永久保存的電子檔案，以分散方式儲存，以解決之前所述的"單點故障"問題。例如相片會存放於編號#001的記憶卡中，而公司的文件則存放於#002。不常聽但值得保留的音樂檔則保存在#003中，長期保存的電郵則存放於#004中。做法有點像以前用floppy disk保存檔案一樣。由於記憶卡沒有機械裝置，比較不容易損壞。加上每張記憶卡只儲存某類型的檔案，所以能夠減少一次過遺失大量檔案的風險。記憶卡只要集中存放於一個地方便可。
• 由於不能於電腦硬盤中搜索到記憶卡上的檔案，所以還需要將位於記憶卡上的檔案登錄於綜合檔案目錄中。
• 讀書筆記等協助思考的資料，以紙本方式保存。定期將筆記本數碼化作為備份，但不會丟掉筆記本。

綜合來說，以上的原則可簡化為三項原則：

1. 文字資料在還沒有確定價值及還沒有處理前，不以電子方式保存，以減少電子檔案的數量及噪音問題
2. 檔案實行離線及分散儲存，每個媒體只保存一種類型文件，以解決同一種類的檔案分散於不同媒體，以及大量檔案同時中毒及遺失的問題。
3. 檔案目錄則實行中央管理

這些想法還是比較初步，還要實際實行一段時間才能確認其效果。格式、版本、和參照問題暫時未有好的解決方法。

IDEA#154 電子堆填區

一連兩個週末替護士朋友維修電腦。對於她的電腦，只能說是亂。亂，雖然不影響電腦的運作，但卻影響人腦的運作。

電腦和互聯網，是廉價的垃圾對填區，土地面積越來越大，幾乎可以不用付錢便擁有大量用於傾倒和儲存垃圾的空間。而到目前為止，我仍未找到一個簡單而有效的方法，去解決電子資訊雜亂無章的問題。

用了電腦十年，發現以電子方式儲存資料有很大問題：

噪音問題：電子資料能以驚人速度累積，使具價值的資料容易被沒有用的資料遮蔽，有如在嘈吵的街道上聽音樂。

分散問題：電子資料分散各處(電腦硬碟、Mp3機、記憶卡、網絡伺服器、手指)，令人難以追蹤資料的當前位置。你要找的照片，可能在My Pictures資料夾，亦可能在數碼相機的記憶卡中，又或是同時存放於二處。

參照問題：電子資料的價值很多時函生自其他參照資料(如電郵中的附件)。例如，若保存電郵時忘記了保存內容中所描述的網頁，而該網頁又已經變更或失效，那麼電郵將失去其大部分意義。

版本問題：電子資料容易傳遞、修改、和拷貝，以至一項資料具有多個版本，難於管理。 很多人又喜歡將檔案命名為"Document_v1"、"Document_v2"等形式，v1和v2有何分別，起名的人自己也不知道。

格式問題：現在通行的檔案格式在未來可能不再通用，你要終身不斷的將資料由舊格式轉換成新格式。對於部分資訊(視像，具複雜格式的文件)，每次的轉換都會導致資料失真，減低了資料的價值。

例如電台的舊節目錄音很多乃存放於錄音帶上，由於錄音帶不能永久保存，播放裝置又面臨淘汰，急需將錄音數碼化。但選擇何種格式，以最大程度的保留歷史資料，是一項難題。即使用現時最好的技術去保存，由於資料在轉換過程中已經遺失了部分數據，即使他日出現更好的技術，也不能彌補已丟失的數據。

數量問題：電子資料數量和種類之多，超乎一般人懂得處理的範圍，以至電腦桌面上檔案堆積如山，比資源回收筒更混亂的情況非常普遍。

病毒問題：這個也許不用特別說明。

單點故障(Single Point of Failure)問題：大部分人都將資料集中儲存於電腦硬碟上，當硬碟出現問題，資料便化為烏有。備份可以某程度上解決問題，但又會函生版本管理上的問題。

要解決這些問題，也許要重新思考紙本/實體資料和電子資料的定位問題。 (明天繼續)

IDEA#154 承受與成就

近來公司發生連串離職及挑戰領導人風波，以致公司不得不以架構重組來“解決”。架構重組，“亂來”和“靈活調配”的思維沒有重組，換湯不換藥，只是在給人虛假的期待。

心理學說人的行為只有兩種動機，一是出於愛，二是出於恐懼。將領調動軍隊，除了因他愛護自己一手一腳建立的事業外，必然有所恐懼。恐懼team spirit過強難以掌控；恐懼原有部門間的矛盾增大，干脆加入中間人，引開注意力。不過，恐懼不講出來，亦不見得別人會看不出。大家都是有智慧的人，可以心照不宣，但不適宜假設別人的智慧比自己低，又或是帶領專業的園丁游他每天工作八小時以上並已經非常熟悉的花園。

CEO說：“員工做得不好，是Manager的責任；Manager管理得不好，是Directors的責任；Directors做得不好是我的責任。” 那最高負責人做得不好由誰來負責? 我想，話應該這樣說："員工做得不好，是Manager的責任；Manager管理得不好，是Directors的責任；Directors做得不好是我的責任；CEO做得不好，是所有人的責任，因為你們沒有指正我的問題。亦是我的責任，因為我沒有給與你們能放心表達意見的環境和信心。"

自大和心胸窄是很難改善的性格弱點，尤其是當你是至高無上，沒有人夠膽挑戰你的時候。很多事視乎觀點與角度，沒有什麼大不了。員工即使如何指正你，你都是他老板，你如何差他都要你給他工資，怎說都是你贏，何必介懷？ "我點差點衰你都要逗我份人工，未由得你講羅!" 那麼的簡單；不是想："我食鹽多過你食米，你有咩資格話我？"

有人指正，有人提意見，代表還有成長的空間。如果你沒有反省能力，你當感謝所有告訴你你還有成長空間和那個空間在哪裡的人。

民之難治，以其上有為。公司之所以管理得不好，是因為上層莽為，視"莽為"為"有為"的後果。下以風刺上，言之者無罪，聞之者足以戒。對於下屬的意見，即使不覺得自己有問題，也得引以為戒，有則改之，無則加冕。即使有苦衷，也得真誠的告訴你的員工。人際關系有如一面鏡子，你怎對人別人怎對你。你要求員工有的質素，自己先要有；你要員工可靠，你先要表示你的信任和紀律。老板報喜不報憂，員工也就不敢告訴你問題；問題變得嚴重的時候，也就不能治之于未亂。

做大事，先要看得開。有容人之量，可以選用的人材也就多，可以容納的智慧也就多。要看得開，第一步是聽別人的批評。聽了不舒服，人之常情，可以理解，無需介懷。少許不舒服也承受不了，如何能成就大事？

IDEA#153 點解要請我

見工，多會被人問點解我要請你，作為一個Technical Writer，我會這樣答:

Effective, concise writing and editing leads to effective, concise everything.

That's because being a good writer is about more than words. Good writers know how to communicate. They make things easy to understand. They can put themselves in someone else's shoes. They know what to omit. They think clearly. And those are the qualities you need.

Good writing skills are an indicator of an organized mind which is capable of arranging information and argument in a systematic fashion and also helping (not making) other people understand things.

Good writing is partly a matter of character. Instead of doing what's easy for me, I do what's easy for my colleagues, bosses, and clients.

So, it doesn't matter what jobs I've been doing, the writing skills will pay off.

IDEA#152 發現幸運

今早程搭地鐵上班，從別人的報紙上偷看到Morgan Freeman因交通意外重傷入院的消息。巧合的是在剛過去的週六，我和朋友正看過他主演的"衰鬼上帝2"，還對他如曼德拉的外表很有印象。

你心中想著的人和事巧合在現實中出現(meaningful coincidence)的現象，心理學上稱為Synchronicity(共時性)，中國人稱為"一講曹操，曹操就到"，相信在日常生活中我們都很常遇到。

產生共時性現象的原因我搞不清楚，但世界上每天都發生著很多的事情，由於人對自己正關心的事物會特別敏感，所以"心想事成"某程度上是個必然的現象。

遇上心靈和現實的的巧合，多會令人感到愉快。這種愉快部分或許來自對自然和別人的感謝。"近來我正為這問題煩惱，剛巧你剛才說的給了我提示..."，"最緊常常想養小貓，街上頓時多了小貓出沒，真開心"那樣的感嘆，應是很普遍的。

日本女作家藤沢優月便會特別將生活上遇上的共時性現象紀錄下來，偶然番閱一下，就能發現生活中的幸運。

IDEA#151 Manage Your Buck(et)s For Dummies

由於我有大食和局部大洗的習慣，所以上個月開始計畫這個月要用些簡便的軟件幫忙管理個人的財務。本年初起我一直使用日本金融廣報中央委員會(The Central Council for Financial Services Information)出品的"大家的家計簿"軟件。軟件免費，具有統計和簡單的圖表分析，介面又可愛，實在不錯。



由於是single-entry的關係，容易出錯，所以想學用比較正規的財務軟件。由於我不懂會計，用Quicken等的軟件對我來說過於高深，所以最後挑選了一個稱為MoneyWell的軟件使用。

軟件應用了叫Envelop Budgeting的概念，會幫助用家根據事前訂下的支出計畫(Spending Plan)將每月的收入預先分配到稱為"水桶"(Bucket)的支出項目中。



每次交易，軟件便都會從相應的"水桶"中扣除開支或記下收入。當某項目的支出額多餘支出計畫中所訂下的數目時，軟件就會用圖表提示用家該項支出已經超支(即使整體開支還是黑字)。此時你可以立刻"收手"，控制一下該項目的開支，又或是從其他有盈餘的"水桶"中，調配水源支付那多出來的支出。在建立指出計畫時，軟件更讓你設定"水桶"的優先度，抽調資金時，軟件會自動從優先度低的水桶開始，並告訴你從那裏抽調了多少資源，非常聰明。



理財不是我的專長，只知道最簡單的就是不要超支，不要胡亂用信用卡(雖然我一張信用卡都沒有)。以往，我會將收入作為整體來看待，扣除開支，投資和儲蓄後沒有紅字，也就算過關。不過從過往數據中，看到我的食費和書費均有高企傾向，由於兩者屬高優先度(吃完不會肥是件快樂的事，看書可滿足好奇心)，不想省，所以能清楚看到有那些開支可以省下來以支付食飯，讀書和偶爾的電子器材開支，是很重要的。

音樂甜品 #16：さようなら、ありがとう、たった一つの場所（川嶋あい）

昨天，是同事Jane的Last Day，也是在公司工作以來最感人的一個Last Day。

同事J喜歡青蛙，所以designer特別畫了一張她頭戴青蛙帽的的心意卡給她，看著，我也感動。能在工作的地方，得到如此的愛戴，實在是很幸福的事。

祝 無論你去到甚麼地方，都是受人歡迎的小青蛙。





*按兩下播放按鈕，開始播放。