2010年2月27日星期六

IDEA #281A:夢想之書

或許這個禮拜比較累,今天是情緒比較起伏的一天。晚上談了一通電話、看了幾張照片,心情又突然變得開朗,開始懷疑自己是否是逃避情緒起伏的五型人...

讀九型人格的書,對於五型人有如下般的描述,一看就知道是我。
內省、客觀、邏輯、研究精神、理智、理念、清晰、思考、分析、結構、框架、謀略、深度、博覽群書、獨處、分門別類、簡約主義、細節、不享受集體創作......

五號最佳的職業,是專家、軍師與顧問。一個大將軍如得到五號這樣的人才,必定如虎添翼。
不過,為人冷淡,不投入感情,一點也不浪漫,完全不解溫柔,而且非常吝嗇,卻是五號的弱點。內省一番,有幸自己毫不吝嗇,懂得溫柔,也喜歡浪漫。有時更會不惜工本,製作直達人心的作品。

有現在的自己,得感謝過往外祖母、祖母和母親的照顧,令一塊本性納悶的木頭,吸收女園丁才能夠給與的養分,慢慢長成有生氣樹。樹,雖然比鮮花(花花公子?)生長得慢,皮膚又粗,又不及別人悅目,但勝在質實剛健,又能為樹下的人遮風擋雨。

晚上聽超級巨星畢業演唱會,很喜歡兩位年輕人所創作的“如果我是個男孩女朋友要帶回家”。歌詞唱到“女朋友要帶回家給媽媽,看看漂不漂亮啊”;“男朋友也帶回家給爸爸,看看可不可靠啊”。可(以依)靠,就是樹木勝過花朵的地方。




現在的自己只是一棵小樹,還不敢說是好樹。這棵樹將來變成怎樣,便要看它的生命力了。

晚上購來一本很獨特的書。這本書關於你的夢想,有前言、有章節,有結語,但全部均未寫上內容。所有的,都留待擁有者去一一填上,讓其真正成為一本關於自己的書。書後還很“抵死”地預留編寫作者簡歷和貼上照片的空間,實在不能不佩服日本仔的創意!

一個人寫書不好,希望能一起合著一本「ふたりが書き込んだ夢ノート」,我們的夢想之書...

2010年2月26日星期五

IDEA #280:隨便吃,隨便看

今天收到小道消息,指COO正密切監察客戶服務部同事工作期間的舉動,部分原因是因為她覺得該部門員工工作時間在pantry進食,又搞午餐大食會,看上去頗為空閒,不像中層說的那樣是人手不足。

監視別人,假設別人會欺騙工資,是以小人之心度君子之腹,反映一個人缺乏修養,不需要去責怪,因無藥可救,說多無謂。再者,在沒有明文規定的情況下,針對單一部門員工並根據個人主觀喜好進行管治,屬於野蠻行為,不能服人,亦令自己傷神勞氣。其三,生產過程紛亂不堪那樣的大事不管,管理芝麻綠豆的小事,亦是輕重不分,智慧低下的表現。

至於協助監視的同事,是盡忠職守,但將青春和時間花在此等閒事上,實在是浪費。做事,有應該做和不應該做的,不是所有老板叫你做的都應該做,就如客戶不是什麼時候都是對的。當然,如果你沒有其他選擇,而只能服侍sub-standard的老板,那只能怪自己。

CEO說公司的四大任務是生產(Production)、滲透(Diffusion),導入(Adoption),和控制(Control),但Control的是人而不是Production Workflow,實在是本末倒置,置車於馬前。有好的系統,任何人都可以發揮潛力,你要控制的是流程,而不是過程。

關於COO性格的問題,除了CEO丈夫不便作聲之外,上至高層,下至洗杯子的嬸嬸都非常清楚。股東高層不作聲、不做事,縱容其莽為,以至變本加厲,實屬自殺行為。而根據歷史,沒有一家家庭式的企業能夠經營很久。公事公辦,議事論事,始能令客戶得益,造福社會,才能長久生存下去。

最近每一名“工頭”都需要填寫一份公司現狀分析呈交CLO。從回應的馬虎程度,可見員工對公司的期望有多高,前途有多好。當你請教別人你的問題時,別人說“你很好,沒有需要改進的地方,你繼續吧”,實在是一種悲哀;你訪問員工離職原因,他只說“想試試新事物...”或給你這樣的一個回答,都是一種悲哀。
凡事都有定期,天下萬物都有定時:生有時,死有時。栽種有時,拔出所有栽種的也有時。 殺戮有時,醫治有時。拆毀有時,建造有時。哭有時,笑有時。哀慟有時,跳槽有時。
不過,要做的還是要做好,要寫的還是盡心、盡性、盡意、盡力去寫,要堅持的不會放棄。分析中只提出一條問題:
你們都稱自己為基督徒,公司是一家基督教背景的公司。那請你們反省一下長期將明知有問題,而且未經測試完成的產品先推出市面,用客戶的時間換取自己補漏的時間,是否道德和公義?
作為市場領導者,你每一個決定不單影響自己,也影響很多人。當你輕視生產混亂,好大喜功的時候,有沒有想過你要對客戶負上怎樣的責任?你做生意的方式和普通的公司有什麼分別?你們是否應以最高的道德標準去營運你的公司?

大學畢業時,大家都期待能從工作中有所學。不過現實是世上“亂來”的公司乃占多數,欺騙客戶的方式層出不窮,你學的是如何配合組織的文化、如何取悅老板、如何令客戶變成大笨豬,而不是把事情做好。

與同事傾談,他問到我如何看待工作。我說打工有三種方式。
  • 第一,你在一家做事有規矩的公司工作,學習正確的工作方法,然後扶搖直上,或運用所學服務其他公司,精益求精。
  • 第二,你在一家“很有自己風格”的公司工作,完全配合老板,然後一直升上高位或累積年資,直到有一天你被裁或公司倒閉,發覺自己“學壞師”,沒有到別處覓食的能力為止。
  • 第三,做堅持做對的和應該做的事,同時搞自己的業務,做出自己的品牌來,分散得罪老板以至被解雇、雪藏的風險。

走哪一條路是個人的選擇。基於現在是個沒有鐵飯碗和堅固保障的年代,任何公司都可以隨時倒閉,我選擇了最後一種方式,因為它給與我最多的空間去do no evil,但同時又能確保收入。

老板說的不一定正確,我會做好benchmarking的功夫,確立自己的工作方式。你不能叫我跟從你的喜好和做事風格,但我會交出精良的產品,最終決定好壞的是使用者。你有問題的,我直指;我有問題,請直說。有則改之,無則加冕,但不要搞暗中監視,那只代表你沒有道理,不敢理直氣壯的將規矩定實下來。


後記:
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搬進新辦公室後,我電腦的顯示器正面對著老板的房間。很多人不喜歡這樣的安排,而我則特意將屏幕字體調校大1.5倍,歡迎觀看;早上9:00-9:30進行早讀,亦不介意老板看到。

母親教導,老板在和不在,都是一個樣,沒有什麼不可以透明的方式處理。如果你是一位藝人,狗仔隊問“你昨晚是否和某明星偷情呀”,你答“是呀,你覺得她怎樣”,保證他們不再對你產生興趣...

很多人說配合老板,就是成熟的表現。但各人的成熟就是造就出爛產品的話,這種“成熟”又有何用?

2010年2月22日星期一

IDEA #279:音樂診所

週末和好朋友一同設計普通話教室的傳單。作了簡單的字體修改,再加入一張拍得超像老師的照片,原本色彩鮮艷的草稿就立刻多出一份專業的感覺來,很是不錯。下一步若能建立課程簡介網頁,並逐步加入教學心得,相信將更具宣傳效用。

本年我也希望搞一家長笛“診所”,醫治學習多年仍不得要領的音樂病人,幫助他們恢復健康。音樂,最重要的是聲音。簡單的旋律,足以動人。連聲音都吹不出,也就休想談旋律了。所以,診所將主治咽喉腫痛、聲音沙啞,透過科學化和具體的診治,讓每一位病人,都能擁有一副可自由駕馭的健康嗓子。

有此想法,源於數年前在琴行當兼職的經驗。那時不時會代課,每次代課都會增添幾名粉絲。這位代課老師推翻他們自己老師所教導的一切,讓他們能在很短時間內,解決多年來的問題,並體會真正“學懂”一件事情的樂趣。記得有一次只用了一節課的時間,便令一位進來課室時吹不響的小姐,在離開課室時已能吹出清澈的聲音來。

粉絲的問題不是沒有努力,而是用 錯了方法,以至連最基本的事情也做不到。好學生學得不好,問題當然出在老師身上。做任何事,只要用對方法,再稍加練習,總不會錯得太離譜。方法對不對,需要以科學方法去驗證,不能單靠感覺和經驗。希望病人光臨診所後,能夠理解病情,透過配合藥物和定時運動,改善體質,過一個快樂的音樂生活。

我在未來年表Life Mission的一欄上寫著“Make things clear, 讓最普通的人也能體驗到‘學懂’的樂趣”,開辦診所,正好是第一步。“將不好的變成好”,也是我給自己選擇的職業取向。沒有別人幸運能進入顧問公司,當個企業醫生,但能當一位音樂治療師,也是件快樂的事。

晚上上網找找不同的音樂教室,有本地的,也有日本的。碰上日本一家音樂中心放出的講師示範演奏,兩位老師的嗓子形成了鮮明的對比。音樂診所的任務,就是要將男孩子繃緊刺耳的聲音,變成像女孩子那樣的甜美動人!

服藥前:

服藥後:

2010年2月17日星期三

IDEA #278:全息整理(三)

轉眼間,新年假期又過去了,明天便是開工大吉的日子。五天假期,用了一天興建“高鐵”二期、兩天製作情人節禮物、兩天進行資料整理,算是過得很充實。

今天嘗試將一星期的時間分配情況用Excel進行“可視化”,發現用在整理資料方面的時間少之又少,怪不得書櫃的空間越來越不敷應用了。所以,立刻在時間表中預留了幾段整理整頓的時間。

預留了時間,下一步當然是要設計整理系統。早前構思了用Wiki整理想法和經驗的方法,實行數月,效果不錯,但對於資料類資訊的整理,當時還沒有很完整的設計。

“資料類的資訊”(後簡稱“資料”),指的是一些如尚未閱讀又或是預先采購搜集,但尚未需要閱讀的文章、書籍,與及一些需要保存一段時間的數據(如財務報表)。

資料是引發想法、點子,和引導行動的原材料,有保留的價值。不過,由於它們只供參考,並非出自自己的腦袋,所以原則上不放到wiki內。除了不符合設計原意外,一個系統中放置太多類型的資料,容易產生雜音(Noise),影響資料的存取性(Retrievability),並非上策。

由於空間有限,要整理資料,將其掃描並數碼化是必然的選擇。接下來要考慮的,便是用什麼方式去歸檔分類,與及用何種系統去存放。

考慮因素一取決於資料的使用方式。一般來說,知識要轉化為行動才變得有用,而除少數情況外,我們采取行動是因為要克服某種問題或特定的處境。如果我們對要采取行動的領域並不熟悉,便要閱讀資料,借助別人的經驗訂出理想的行動方案(這至少是五型人的行動次序。對於其他人,可能會先采取行動,待行動完成後才檢視方案的優劣,或是做完便算)。因此,資料是根據處境和所遇上的問題而被存取的。整理資料最理想的方法,便是按情景進行分類。

說一點題外話,好朋友是個很有趣的人,會根據情緒來將MP3機裡的歌曲分類。高興的時候聽這些、想浪漫的時候聽另外一些,就連不同的筆記本也是根據情緒來分別使用的,初次聽到的時候實在是匪夷所思。不過,其實這是個很能配合整理對象特質的整理方式。音樂是為了調節和表達情緒而存在的,選擇記下某些東西,某程度上也是反映一種心理需要。所以,我開始想能否參考此方式去整理看上去很客觀的資料。

至於考慮因素二,則比較簡單。由於同一筆資料可以在多於一種情景下使用,只要有一個像Wiki那樣支援多重分類,並且能提供足夠儲存空間的系統,也就足夠。Google Document最近提供了上載服務,可以上載任何類型的檔案,加上支援多重分類,是很理想的資料管理系統,決定採用。Google Document的優點還有:


  • 免費1GB空間,每年付HK$40,便有20GB空間。現在的USB手指約$160 8GB,假設能用上三年,每GB每年的支出是$160/3/8=$6.7。Google Document的話,美GB每年只是$40/20=$2,比USB手指便宜三倍(除非手指能用上9年)。

  • Google Document擁有分享功能,存放於私人帳戶的資料,可以分享到公司的帳戶,那麼對於私人業務和公務都有幫助的資料,便可在家裡和辦公室都看到。如果將資料直接存放於Wiki中,在公司想看資料的時候便看不到了(Wiki有很多私人資料,雖然存放於流動硬碟上,但還是不要隨便帶來帶去比較保險)。

有了Wiki和Google Document,整個個人資訊管理基建便變得比較完善。編寫Wiki時如要參照資料檔,只要貼上Google Document的檔案路徑便可,相當方便(該路徑不會因為更改檔案名稱而改變,這點對系統維護性很重要)。

當然,並不是所有的人都喜歡數碼化的管理方式。如果你喜歡寫寫畫畫,不介意“找不到”,那麼傳統的筆記本還是很好的(至少比較人性化)。

日本有一種非常好用的筆記本"ほぼ日手帳",既可以記錄行事計劃,又可以整理每日的所見所聞,是設計相當優良的個人資訊管理工具。搜尋了幾個中文的介紹,對該種筆記本的使用方法有詳盡的介紹,程度不亞於日本人。很高興看到有中國人如此注重個人整理工具的使用,如更多的人能注重整理,學習日本仔五成的"功力",我想中國制造的產品將比現在的好五倍。

2010年2月12日星期五

IDEA #277:第一位、第二位、第三位

雖然最近豐田的產品接連發生問題,但整體來說,日本仔的產品還是很精良的。即使是列車調度這種無形產品,也比中國做得好很多。一直以來都十分佩服日本仔在“可視化”方面下的功夫,也是因為凡事都放在眼前看個究竟,有問題也就容易察覺。

看不見的談不上可以管理。看著“產品一,三月十二日完成;產品二,三月二十九日完成”等條列式的所謂Schedule,根本想象不到每天的工作負載是多少、何時要完成哪個步驟。

本周正為一資源預定系統進行設計檢討,結論是沒有130智商基本上不會懂得用。問題的核心正是系統只是以條列方式顯示數據,無法讓資源的可用狀態一目瞭然(也就是“可視化”)。結果,又是一個很美麗但不可用的藝術品。

晚上看商業新聞,報道一家位於大阪的金屬鑄造廠,如何透過電子化文件管理和可視化工作環境的整頓工作,達到節省浪費,改善營運效益的目標。項目由社長親自推行,大至營運目標,小至抽屜中文具的擺放位置,都定制得相當清晰,難怪能贏取去年的Dell Small Business Excellence Award。

欣賞社長能將品質目標和經營理念具體化後造成牌匾,掛在當眼處,統一全體員工對於“做什麼”和“怎樣做”的理解。雖說看到不一定能達到,但連看也看不到、知也不知道、想也想不起,那就更談不上會采取行動了。



今年工作和生活都忙碌了不少,得學習日本仔的“可視化”功夫,將重要的事情寫出來,放在當眼處,每天回顧、定期監察。

想起某人曾笑說我專制,也不是無道理。當然,應該只是對自己專制,對別人則要體諒,放棄一些自己以為最好的想法。此處還要多學習。


要造這樣的一塊牌匾的話,29期 品質目標會是:

將某人放在第一位、自己第二、工作第三,每星期預留時間做彼此喜歡的事
顧客満足度前年対比20%向上(S.H.E.Pで評価)

繼續進行特訓,加強肌力,以備將來當專業按摩師
気力、筋力30%向上

努力學習農業知識,做個好園丁和牧羊人
只種好一種樹和養好一頭羊


要做這樣的一塊牌匾的話,經營理念依然是:

愛、誠實、感謝
時刻感謝對方為你做的事、真誠相待(覺得美的時候說“你很美”)、愛護其好處以至不好處,因為自己也有很多不好。

能做到這幾點,今年便算很成功了!

2010年2月9日星期二

IDEA #275:做好自己

轉轉話題。其實,今天是快樂的一天,因為收到了一份值得永遠回味的禮物。禮物的價值不在於其外在,而在於其所代表的心思、心意、和個性。

內在永遠優勝於外在。最近看到一篇文章,討論男性應有的品格,頗令人讚同。
  • 真實:真實,是最有力量的表現,最有信心的表現。
  • 深刻:思想深刻,要比身高180的大個兒、比研究生的學歷、比處長部長的頭銜,比有錢人的鈔票更有吸引力。
  • 胸懷:有胸懷的丈夫,讓妻子感到放心,感覺到安全...因為即使自己想錯了,做錯了,丈夫也不會抓住不放,不會不諒解。
  • 敢為:感想、感講、敢做、敢勝、敢敗、敢愛、感恨
  • 風度:對於男人來說風度是一種成熟美。
  • 機靈:使人感到深奧而神秘
  • 幽默:使沉重的生活顯出輕鬆,減少煩惱
  • 事業心,浪漫,冒險,經濟基礎
全部都做到的話,相信就是給你的妻子最好的禮物!好好努力吧!

2010年2月8日星期一

IDEA #274:巴士 vs. 鐵路

放工前,被召討論上半年的工作安排。如所料,討論都集中於短期的修補措施,長遠工作同樣是“先滿足現在的需要”後才討論。由於現在的需要無止無終,重要且不緊急的事永遠不會做。

道不同不相為謀,今年目標是盡早完成功課,和工作伙伴快快樂樂的准時上班、准時下班,你要快的就給你快,客戶是否理解我不負責,以支持公司“最緊要自己方便”的經營理念。

與大學同學聊天,比較他工作過的港資公司和日資公司,兩者高下立見。香港老板多不懂科學化管理,想不到方法便壓搾員工的私人時間,並怪你不夠勤奮;日本公司懂得從流程設計和資源規劃上下功夫,用組織力量彌補個人力量的不足,就如鐵路系統一樣高效(日本仔的鐵路系統也特別發達)。

交通堵塞,應先檢討交通燈號系統和分析道路負荷,而不是先怪責司機胡亂駕駛。在沒有燈號管制的道理上駕駛,就只能左閃右避,要求巴士能以火車的效率運作,實在是妄想。

2010年2月7日星期日

IDEA #273:Detour

過去的一個星期,由於一直忙於計劃本年度的工作,所以很久沒有更新了。過去的一個星期,又是公布績效評核結果的時間,老闆亦開始在下星期逐一會面時間來臨之前,先約見一些“問題”員工,批評指導一番。

去年業績不好,工資只能有所微調。不過,工資和職位問題實屬其次,老闆所期望得到的成果,是否就是我希望給與的成果;老闆期望的貢獻方式,是否就是我希望作出貢獻的方式,才是重要。正如一位尊敬的同事所說,工作最主要是要獲得成就感。
Everyone is always working towards meeting his or her psychological needs. Anyone who thinks otherwise, and who believes such powerful internal forces can be successfully disregarded or brought off for long, is deluded.
對於績效評核,只要采取平常心對待便可,無需過分認真,尤其是對於做事不嚴謹的公司所訂立出來的績效評核制度。

要以平常心對待,是因為我們無法驗證評核系統的可靠性。由於組織中總有人不太能達標、有人比較能達標,我們永遠無法驗證是否當所有員工都於各項指標中取得高分時,公司便會有最好的業績、顧客也就最能得益。科科A+的學生一定是成績好的人,但不一定就是好人、不一定就能做福社會。

因此,透過評核而得出的“好壞”判斷,只是相對於一個“信念”(我們相信這些地方都做好也就會好,我們相信成績好的應該能更好的貢獻社會)而得出來的主觀判斷,而不是一個絕對可靠的“事實”。

要以平常心對待,又是因為建立評核指標的人,本身並未擁有建立指標所需要的能力。評核指標是公司內部思維和工作方式的具體反映,如果你的想法和做法正確,那麼公司的運作也就不會如此不暢順,產品質素也就不會如此低落,客戶也不會投訴不斷。如果用你的方法就只能做出這樣的東西來,那又憑什麼去批評我的方法不好呢?我又根據什麼要尊重你的評核結果呢?

絕對合理的評價和審判(Judgement)只有一種,就是由無瑕和完美的個體為不完美的個體所進行的那種,五十步笑百步式的評核,實在不足掛齒。

老闆說:“你看看系統開發部,他們每天都工作到八九點。為什麼?因為壓力,沒辦法!” 我就是不認為沒辦法,才不願意用時間去克服那些因為你沒有好好在Day 1投資時間在建立良好的系統設計機制,和科學化的資源調配方式,而引致的一連寸連你自己都無法解決的問題。況且,為什麼公司有資源去從後方消解症状,而不願意用這些資源去從前方消除根本的病因,做“再發防止”的功夫呢?

明知“用時間搭救”是治標不治本,我是否應該將時間、生命、和健康奉上呢?



台灣的呂宗昕教授有一位非常有成就的同僚最近因為患上肝癌而病逝。這位同僚在抗癌期間發了一封標題為“Detour(轉向、改道)”的電郵給全系的教授,裡面寫到:
“過去我似乎不在意身體的感受,也忘了它對休息的渴望,現在我才可以真正地思考人生的方向,最重要的是我需要做一個徹底的改變。”
不過由於太晚才作出改道的決定,最終還是不敵癌魔。

人生是由形形色色的事情所組成。我們需要工作、學習、休閒、娛樂、運動、渴望成就與財富,同時也需要健康、親情、愛情、友情等。在工作和學習方面,應該講求效率,縮短耗用在工作和學習上的時間,將多餘的時間花在對人的事上,而不是說“沒辦法”,盲目投入時間和健康去完成工作。時間的分配如果不恰當,人生就容易失去平衡。

我人生的路向是多重職業、多重技能,而且每一項都要達到專業水平(文件寫作、資訊管理、長笛、錄音、語言、愛護身邊的人使其時刻感到幸福,等等),從而可以不靠一個老闆生存。對於工作成果,必須要精致、透明、直達人心(這是一位同事對我的評價,在此特別鳴謝),並以理性解決生產過程中遇上的問題,不靠估、不憑直覺、不馬虎了事。

因此,不好的產品絕對不會做,頂多產量低一點,但交出去的,都對客戶有益。我相信公司需要一些做事嚴謹的人去平衡其事事缺漏的救火文化,你高興有這樣一個人的話,可以繼續聘用,不高興的,可以預備大信封一個。讓我留下的話,補足你的不足,就是我的使命。

公司有如人的身體,你忘記了它對“停下來”進行調理的渴望,他日身患危疾才想起要Detour,也就已經太遲。