IDEA #176：大掃除

踏入年終，又是准備大掃除的時候。除了物件以外，電腦裡的檔案，也是要大掃特掃的部分。年中起試過自行制作了一個資料庫用作整理檔案，試用以後發覺使用複雜，最終令檔案比以前更加堆積如山。

早前找到個不錯的軟件，能夠透過關鍵字去整理及提取檔案，只要為檔案加添數個關鍵字，日後便能透過關鍵字尋找檔案。軟件設計意念優良，可惜有臭蟲(bug)，累我損失了部分檔案，最終不得不從新思考到底有什麼簡便的方法能夠有效整理檔案。

整理電子檔案，我有幾項規矩：

1. 資料夾的層數越少越好，目標是不多於兩層。My Document\Works\Projects\SoundPubby\Article那樣的話，每次找檔案都要打開數個資料夾，實在太麻煩。


2. 要能夠鳥瞰所有的檔案類別。乘上，若資料夾層數太多，也就要打開所有資料夾才知道自己到底有哪些檔案，又是麻煩。


3. 同一個檔案要能夠同時屬於多個資料夾。以往也寫過多次，如會計那樣將東西清楚分類是很難的。正如有的人時男時女，很多檔案都是既男又女，分也分不清。


4. 死也不要弄個叫"其他"的資料夾，更加不要"其他1"、"其他2"。在整理上，"其他"和"垃圾崗"是同義詞，公司的爛系統也最喜歡將東西稱為其他。


5. 最後一點很重要，整理方法不需要特別的軟件和工具都能正常運作。也就是說，只能夠運用操作系統內建的功能。
   

綜合以上的條條框框，只想到一個可行的方法：

在擺放檔案的地方建立四個資料夾， 分別是

• 00 Action (使用中)
  
• 01a All Files (集中儲存所有檔案)
  
• 01b Movie (特別檔案)
  
• 02 Tags (搜尋/瀏覽檔案時用)
  

每個檔案都有其生命周期(lifecycle)，熱烘烘的檔案(Working Files)用過以後如要保留，便會成為保存檔案(Stock Files)。所以，整理檔案的第一步，是將要使用的檔案放到 00 Action 資料夾中，有需要的可以增設To Read、To Sent、To Modify等資料夾。

用過或直接需要保存的檔案想也不想，一律丟到 01a All Files 中，要備份的時候只要備份該資料夾便可，無需擔心有漏網之魚。如果你有特殊的檔案希望用另外的系統整理，那便可以增設 01b 資料夾。我的 01b 資料夾放的是短片，會用資料庫整理，獨立於主整理系統以外。

02 Tags 資料夾是核心部分，裡面設有多個資料夾，全部以分類關鍵字命名，並按字母順排列。每次將檔案放到放到 01a All Files 以後，便隨即在 Tags 下所有適用的子資料夾中建立捷徑，數量不設上限。例如 20081117_有無搞錯.doc 會在 02 Tag\SoundPubby\ 和 02 Tag\Think Different\ 中都有捷徑。

好，進行搜尋了，我想找這篇文章，但忘記了檔案名，只記得它是某年某月在SoundPubby中發表過的，於是我便可以到 02 Tag\SoundPubby\ 中找找看。天呀，有三百個檔案，不知道那個才是。此時，想起它是放在Think Different欄目的。於是，便到 02 Tag\Think Different\ 看看。這裡有只有十多個檔案，很快便想起我要的就是 20081117_有無搞錯.doc。

此方法比較麻煩的是在資料夾中建立檔案捷徑的過程在Windows和蘋果系統中都是比較麻煩的。幸好蘋果系統有一個叫Burn Folder的功能。任何拖放到Burn Folder的檔案都會自動被加入成捷徑，用法就和普通資料夾一樣。因此，我只需要在 02 Tags 中建立Burn Folders，然後由 01 All Files 拖放檔案，那便能夠很容易的建立捷徑。

這裡有個範例，大家可以下載參考。(按右鍵另存)