IDEA #175：野都未執好，點諗野?

Executive Summary:

整理，是很重要的知識生產手段，但在華人社會一般都受到忽視。不單大中小學幼稚園沒有教授，亦鮮有公司培訓員工如何去整理。以下會透過講述整理的性質和整理的三個層次，說明“空間整理”和“知識生產”的關係，希望能讓各位了解整理的重要性，並能在工作和個人生活上多加應用。

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整理包含三個層次：

空間的整理、資訊(情報)的整理、與及思考的整理。

空間指的是桌面、房間、辦公室等的場所，亦包括電腦等虛擬空間；資訊指的是各種資料、知識和見解；而思考，就是運用資訊解決問題的過程。

以上三者的整理方法基本相同，分別是：

1. 理解要整理對象的本質
   如“檔案”的本質是它們會隨著時間而改變它所屬的類別，增加管理的困難。
   


2. 訂立整理的方向或觀點(Perspective)
   如將檔案根據“客戶名稱”這一觀點分類，便是其中一個方向。
   


3. 找出符合對象本質與解決方向的辦法
   如在My document下設立A-Z資料夾，然後將檔案根據客戶名稱放到子資料夾中(My Document\X\Xerox€)。由於客戶名稱不會隨時間改變，所以是個能針對問題本質的解決方案。

雖然不論整理的對象是空間又好、情報又好、思考也好，其步驟均相同，但基於三者性質的不同，整理情報要比整理空間難，整理思考又比整理情報難，形成三個不同的層次。

整理難度遞增的原因在於空間是有形有實的東西，看得見、摸得到，自然容易理解。要能理解(步驟1)，才能談去整理(步驟2、3)。情報，可以用眼靚看，但摸不到，抽象性高；思考的過程更是看不到、摸不到的，還要有高度的自我感知能力，在思考判斷的同時，能感覺到思考的步驟和方法。

在工作的環境，我們看到十個人有八個混亂，越高層越是混亂。可見，整理是不容易學習的事。學習困難的事物，要按部就班，要有穩固基礎。既然三者的整理方法相同，只是抽象性不斷提高，那麼只要先從基本(看得見摸得到的“空間”)出發，培養好整理的基本能力與及皮膚感覺，之後的情報和思考的整理，便會慢慢變得容易。有如學習繪畫，要先學習寫實，然後學習印象畫，最後才學習抽象畫一般。

情報和想法(思考)是知識生產的重要元素，我們賣的很多時就是知識和意念。雜亂無章的情報和意念不會有人買，唯有透過整理此一過程，為它們附上意義，才能有價值。基於空間、情報、和思考的層遞關系，若連空間這個有形有實，最容易掌握的東西都未能夠管理好，就更遑論情報和思考的整理了。

Reflection:

情報：試問問自己，你每天接觸到的經歷、得到的經驗和知識，你會用怎樣的步驟、格式、和系統去加以整理？還是只是把他們放在腦子裡，以為用到的時候就會記得？然後不停的犯相同的錯?

思考：再問自己，是否有任何的框架(Framework)和判斷準則(Criteria)，如SWOT, Cross-SWOT, Fishbone等去幫助你思考和解決問題？還是凡事brain-storm一兩個似是疑非的原因，然後便草率實行？

空間：最後，回顧你的桌面和電腦Desktop，是否很混亂並滿布圖示和臨時檔？那些所謂"容後再整理"的檔案，在桌面上停留了多少時間？是因為沒有時間整理還是因為想不到怎樣整理，然後沒有時間想，所以乾脆放置在桌面上？

外在空間反映內在狀態，如果對於情報和思考的反省問題你的答案是"沒有"或"不太有"的話，最後一條問題，你答"是"的機會將會很高。桌面和Desktop反映的不單是我們是否懂得整理空間，也暗示我們整個人的組織安排能力。就是因為不懂得整理空間，才不懂得整理思緒。

組織安排能力是創造價值的過程，組織嚴密的idea會賣得更高的價錢，有系統的解答能令客戶覺得你更專業。透過整理空間培養基本的組織能力，才能進而整理更高層次的情報和思考。當there's a place for everything and everything's in its place，你便會更容易看到問題的本質，加速問題的解決。

好的開始是成功的一般，將空間和物件收拾好，就是一個好的開始。

===Column=== 

Web2.0時代，很多人奉行Archive and Search的哲學，也就是無需整理，有用的時候搜尋便算。Google desktop search，只要打個keyword, 什麼都能找到。但“能找到”和“能運用”是兩回事。

透過整理檔案和資訊，你知道自己有些什麼；掌握了inventory，便能建構資訊和物件之間的關係，創造新價值。連自己有多少錢都不知道，那如何談運用和管理？

Desktop search是一個令你不知道自己有多少財產的東西，它只答應你在你想用錢的時候會給你錢，但給你的可能是盧布有或是外星幣，什麼也買不到。搜索引擎越強大，給出的垃圾就越多，製造的噪音(noise)也越多。因此，還是用腦袋和手整理好後，以搜索引擎輔助，才是正確方向。再者，desktop search不懂幫助你整理情報和思考。