2011年4月18日星期一

IDEA #383:整理基本功

亂,是辦公室和家裏常見的現象。整齊,不是要把家中或辦公室中的東西,整理得像沒有人用過那樣,而是將東西整理到“在需要的時候能夠在合理的時間內找到”那樣的程度。

兩類人特別容易亂。首先是懶惰的人,因爲他們不想思考東西該怎樣放。其次,太講究的人都會亂,因爲他們很想把東西放到“最適當”的地方,好好收藏,但由於想不到哪裏是最適當的地方,所以唯有暫時放在”順手"的地方,最終因爲擱置處理而產生混亂。

不過,無論因爲什麼原因而產生混亂,混亂本身都是既影響自己又影響人的。晚上在一個關於整理的網誌中看到這樣的說法:
“This organization was here before you were a member and will continue on after you graduate. If your files are messy, it’s fine for you now, but you’re not thinking of the people who are to serve after you.”
混亂的人,其實是沒有爲別人着想;容許過度混亂存在的人,就連爲自己着想都沒有,是懶人中的懶人。

整理,涉及系統設計和行爲習慣,是相當複雜的問題,要不大部分人都能夠做好。但簡單說,物件的整理,重點在於制定每類別物件的擺放位置,然後嚴加遵守。如果你惰性很大,不喜歡收拾東西,也就把要收拾東西全堆到自己牀上,那麼你就不得不將他們整理好。

至於電子資訊,不要完全依賴keyword search,因爲很多時你連要找的東西應該用什麼字眼去搜尋也不知道;也不要使用一些“正經”的分類法,因爲他們的含義太廣,容易出現因爲不知如何分類然後“容後處理”的情況。

一些以情緒或歷史作爲軸心的類別有時會出奇的有效。原因是發生了的事,不會模糊;而判斷自己的情緒反應,一般很少感覺困難。



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