“個人操作系統”是勝間和代創作出來的用語，意指個人思考、組織資訊、時間、和工作的手法。作為愛越讀的人和一個無論“揾食”或是消閒都是以寫作和組織資料為核心的“寫手”，如何能組織好讀過的書、思想過的課題、以至生活中的體會和經驗，對我來說尤其重要。因此，每年這個時候，我總會檢討一下系統的運作是否良好。
今天放年假，非常空閒，又可以“撈過界”，放下文人身份，搞搞技術。花了大半天，在某開源軟件的基礎上，建立了一個可愛的電子索引，作為來年整理一切日記、檔案、資訊、和經驗只用。
簡單說，我會將每天做過的事、當天建立的檔案、閱讀筆記等一切可以並值得記錄的東西，全都放進這個資料庫中。他日要尋找任何資料、回憶任何體驗，只要進行搜索，就能夠在一兩秒間找到，就像Google用搜索引擎為互聯網上的資訊建立索引一樣。只是想想，也覺得很興奮！
為什麼會想出“私人Google搜索引擎”這個意念？
到目前為止，我管理資訊的方法與一般電腦使用者無異，都是將工作和私人檔案作適當的分類，然後保存在電腦資料夾中，照片和音樂則用專用軟件保管。至於讀書筆記，則最為混亂。有精心整理後輸入電腦的，也有用手寫，然後隨處亂放的。
總括來說，資訊和檔案各散東西，用於管理的軟件各自為政，不能像Google那樣作中央搜尋，備份起來也甚不便利。現有的資訊已經叫人頭痛，更不用說還有大量讀完但還沒有整理和做筆記的書刊雜誌，若用現時的方法去慢慢整理，恐怕要請秘書才可勝任。
請了教練，沒有錢請秘書，怎辦呢？互聯網是個大圖書館，要管理好如洪水般大量的資訊，有很多可以借鏡的地方。
- 首先，互聯網不會將所有東西集中於一處存放(資訊保安大原則：No single point of failure)，但它擁有一個中央索引，讓你可從一處提取來自多處的資訊。
- 其次，在互聯網背後的是先進的內容管理系統(Blogger便是一個內容管理系統)，它能讓你采用鬆散的分類方式(所謂的Folksonomy)，而不是像圖書館那種中央集權式方式(所謂的Taxonomy)，去管理你的資訊，很能夠適應資訊的多樣性，和人類漂浮不定的性格(存放時分類為A的提取時覺得應該從B處找)。
那什麼系統可以勝任呢？
七八年前要做大型網站，先要訂立內容分類和框架，然後製作網頁文件，再鏈接上資料庫，不是一般人可以應付得來(那時認識的一位網上小說家，便懂得這些技術，而且還是個女孩)。進入Web 2.0時代，出現一些叫內容管理系統的東西，這些系統包含網頁建構工具，也已經做好了編程，能讓你用簡便的方式建立內容，然後發放到網上。我們熟悉的Wikipedia便是一個很好的例子。
Wiki是我電子索引系統的基礎，也是Wikipedia背後的內容管理系統。Wiki的設計在知識管理上是一大突破，它不以分類(如電腦的資料夾)作為框架，而是使用標簽(Tags)。這個網頁的內容和二十種東西有關，也就給它二十個標簽好了。搜尋時，只要指定標簽，便可以找出附有該標簽的資訊來。此外，Wiki可以讓你隨意於各個內頁和內容片段(Micro Content)之間建立超連結，以反映知識的關聯性，就像腦袋進行聯想時的情況一樣。
Tony Buzan的Mindmapping是在關鍵字之間建立關聯性，Wiki則是在內容片段/頁面之間建立關聯性。由於人腦是以聯想方式運作，硬要分類，困難重重；而每天獲得的資訊和體驗，又是應有盡有，根本無法清晰劃分。所以，近來在想“我應該製作一個能配合整理對象的特性而運作的整理工具”。
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