今天嘗試將一星期的時間分配情況用Excel進行“可視化”，發現用在整理資料方面的時間少之又少，怪不得書櫃的空間越來越不敷應用了。所以，立刻在時間表中預留了幾段整理整頓的時間。
預留了時間，下一步當然是要設計整理系統。早前構思了用Wiki整理想法和經驗的方法，實行數月，效果不錯，但對於資料類資訊的整理，當時還沒有很完整的設計。
“資料類的資訊”(後簡稱“資料”)，指的是一些如尚未閱讀又或是預先采購搜集，但尚未需要閱讀的文章、書籍，與及一些需要保存一段時間的數據(如財務報表)。
資料是引發想法、點子，和引導行動的原材料，有保留的價值。不過，由於它們只供參考，並非出自自己的腦袋，所以原則上不放到wiki內。除了不符合設計原意外，一個系統中放置太多類型的資料，容易產生雜音(Noise)，影響資料的存取性(Retrievability)，並非上策。
由於空間有限，要整理資料，將其掃描並數碼化是必然的選擇。接下來要考慮的，便是用什麼方式去歸檔分類，與及用何種系統去存放。考慮因素一取決於資料的使用方式。一般來說，知識要轉化為行動才變得有用，而除少數情況外，我們采取行動是因為要克服某種問題或特定的處境。如果我們對要采取行動的領域並不熟悉，便要閱讀資料，借助別人的經驗訂出理想的行動方案(這至少是五型人的行動次序。對於其他人，可能會先采取行動，待行動完成後才檢視方案的優劣，或是做完便算)。因此，資料是根據處境和所遇上的問題而被存取的。整理資料最理想的方法，便是按情景進行分類。
說一點題外話，好朋友是個很有趣的人，會根據情緒來將MP3機裡的歌曲分類。高興的時候聽這些、想浪漫的時候聽另外一些，就連不同的筆記本也是根據情緒來分別使用的，初次聽到的時候實在是匪夷所思。不過，其實這是個很能配合整理對象特質的整理方式。音樂是為了調節和表達情緒而存在的，選擇記下某些東西，某程度上也是反映一種心理需要。所以，我開始想能否參考此方式去整理看上去很客觀的資料。
至於考慮因素二，則比較簡單。由於同一筆資料可以在多於一種情景下使用，只要有一個像Wiki那樣支援多重分類，並且能提供足夠儲存空間的系統，也就足夠。Google Document最近提供了上載服務，可以上載任何類型的檔案，加上支援多重分類，是很理想的資料管理系統，決定採用。Google Document的優點還有：
- 免費1GB空間，每年付HK$40，便有20GB空間。現在的USB手指約$160 8GB，假設能用上三年，每GB每年的支出是$160/3/8=$6.7。Google Document的話，美GB每年只是$40/20=$2，比USB手指便宜三倍(除非手指能用上9年)。
- Google Document擁有分享功能，存放於私人帳戶的資料，可以分享到公司的帳戶，那麼對於私人業務和公務都有幫助的資料，便可在家裡和辦公室都看到。如果將資料直接存放於Wiki中，在公司想看資料的時候便看不到了(Wiki有很多私人資料，雖然存放於流動硬碟上，但還是不要隨便帶來帶去比較保險)。
有了Wiki和Google Document，整個個人資訊管理基建便變得比較完善。編寫Wiki時如要參照資料檔，只要貼上Google Document的檔案路徑便可，相當方便(該路徑不會因為更改檔案名稱而改變，這點對系統維護性很重要)。
當然，並不是所有的人都喜歡數碼化的管理方式。如果你喜歡寫寫畫畫，不介意“找不到”，那麼傳統的筆記本還是很好的(至少比較人性化)。
日本有一種非常好用的筆記本"ほぼ日手帳"，既可以記錄行事計劃，又可以整理每日的所見所聞，是設計相當優良的個人資訊管理工具。搜尋了幾個中文的介紹，對該種筆記本的使用方法有詳盡的介紹，程度不亞於日本人。很高興看到有中國人如此注重個人整理工具的使用，如更多的人能注重整理，學習日本仔五成的"功力"，我想中國制造的產品將比現在的好五倍。
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