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2013年5月31日星期五

IDEA #446:全息整理(九) ── 只購買真心喜愛的東西

過往也曾探討過關於整理的問題,不過都是從“系統”角度入手,也就是思考如何透過不同的程序和方法,讓物件或資訊得以整整有條。然而,單是“系統”或“程序”往往不能有效解決問題。畢竟一個完整的“人”,除了理性(想法、邏輯)以外,還有感受和靈性(你的取向和價值),單是SOP(Standard Operating Procedure)一類的東西,並不足以從根底去影響一個人的行為。

很多時,人不是想“應該做”還是“不應該做”,而是考慮“想做”和“不想做”(靈性)、“喜歡做”還是“不喜歡做”(感受)。可是在生活和工作中,感受和靈性往往被忽略,以至我們看不到如何去幫助自己和別人變得更好。

我們生活在一個消費社會,什麽都要多、新、快,不能比人少、比人慢和落後於人。因此,購買和消費是無可避免的,如同你不能在農業社會裡不耕作一樣。由於購買的東西品種多、更新快,整理實在是非常困難的事情。除非你有一套高效的系統或程序去處理雜物,否則控制購買慾──物品的來源──似乎更加直接一些。

理財書籍常強調要分清楚“需要”和“想要”,需要的可以花錢,想要的就要節制,自然可以做到既省金錢又省地方。然而,除少部份極端理性的人以外(理財書籍作者一般非常理性),在有能力購買和非常想購買的情況下不購買,是非常困難的,即使現在不買,將來你也會買。為什麼會這樣?因為購買其實是一個自我表達的途徑;你付錢,是為表達你的價值觀/自我期許;實踐價值觀,是爲了得著生活的意義;而上帝就是把人設計成需要尋求意義。

所以,理財書忽略了

  • “需要”的,其實是理性上、客觀環境上對你有益的東西
  • “想要”的,其實是在靈性上讓你滿足的東西

兩者都是“需要”,只是體現在不同的層面。因此,我們不能簡單將花費的對象分為“需要”和“想要”,然後企圖以理性去淩駕靈性的需要。這樣即使節省了很多錢、騰出了很多空間,心靈也不會得著滿足。那麼多出來的錢和空間又有何意義呢?

所以,整理的真正對象其實不是“雜物”,而是讓你感到有意義和滿足的“財物”。這就是爲什麽要清理和丟掉這些東西是如此的困難。丟掉它們,如同丟掉自己,那是多麼嚴重和恐怖的事情(所以老人家不喜歡你丟他的“東西”,他會和你“死過”)。

回到現實,靈性上我們確實需要購買東西和囤積東西,理性上我們確實很想減少雜物,能解決兩者衝突的整理法,似乎便只有

  • 只購買能表達自我價值觀/期許的東西(也就是真心想要的東西)

以將購物的數量減到最少。

舉例說,我凡事都要求“靚”和“細緻”(我心靈深處想成為這樣的人),而我所購買的物品盡都是美觀高質的,一件不合符條件的我都不買,這樣我就能把購買的數量減到最少。當身邊圍繞著自己的都是喜愛和讓你滿足的物品的時候,你自然會加倍珍惜、把它們用好、並放在適當的位置上。試想想,無論你怎樣混亂,總有一兩件物件你會把它們收得好好的,不是嗎?

或者有人會想自己的價值觀就是“最緊要平”,只要便宜就會購買。這的確是很多人的取向,然而除非你自認很低賤,否則“抵買”並不應該是你想表達的價值觀,被“抵買”所吸引的其實只是人的貪念罷了。所以,“平貨”都是越買越多,而最終變成雞肋。

對於購買有這樣的想法是因為一次經歷...

記得一次家裡用了五年的硬碟座壞了,找了很多地方都沒有。最後買來一個功能更強大但我不喜歡的同類產品(因為完全找不到喜歡的設計),心中非常交戰,感覺被迫花費在不喜歡的東西上。後來我靈機一觸,把新硬碟座的變壓器連接到舊硬碟座上。結果,舊硬碟座恢復運作,而我還是用著那“舊相好”......

環顧家裡,我購買了很多非常喜愛的物品(錄音器材、唱片、公仔、書籍),即使新產品如何吸引,我還是想一直用舊的。這個不想買不是因為想省錢,而是因為真心喜歡現在所擁有的。

生活在消費社會,人人都有著不同程度的“購買病”(Buying Addictions)。得病的原因不是因為性格和意志薄弱(雖然很多人這樣認為),而是社會過度生產,垃圾產品太多,以至買到不想要的東西的機會大大增加。有時買了再買、買完不用/忘記了用,是因為那個物品並不讓你完完全全的感覺滿足。“浪費”是病徵,“物品不是真心喜愛的”才是病源。

因此,我最近開始:
  • 不掃平貨,只買高質和真。心。喜。愛。的物品,即使價錢較貴
  • 丟掉不是真心喜愛的物品

當圍繞你身邊的物件盡是喜愛的物品的時候:
  • 你會感覺滿足快樂
  • 你不會亂花錢
  • 你會把它們收好
結果,整理變成了自然的行為,而不再需要強大的意志力和複雜的程序。化繁為簡,終極的整理法就是“只購買真心喜愛的東西”。

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2012年12月31日星期一

音樂甜品 #70:2012 Annual Report

今天是除夕,天氣特別的冷。雖然身體不太想動,但腦袋卻依然很有活力。

2012年是刺激的一年。由於意外損失了做兼職的機會,碰巧遇上業主收樓,所以開辦教室是在幾乎完全沒有收入和租金開支大增的情況下進行的。如前文所說,創業的每一個行動都好像和自己過不去一樣,明明不認同的,卻偏偏要去做 (因為正確)。但正因為這樣,今年同樣是成長的一年,因為看到了有什麽地方可以從根底去改變和更新。如果留在熟悉的辦公室做已經懂得做的事情,我想十年也不會有大改變。


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沒有信仰的時候,我們說一個人的際遇乃受天時地利人和所左右,也有所謂的“天意”。當有了信仰,你會從另一個角度看一生的際遇。只要留心一下,不難發現上帝乃是透過各樣在環境上的照管 (Providence) 去引導你前往特定的方向。途中你雖然不會知道要去什麽地方,但只要留心觀察,其實不難看到清晰的路牌和“就是這樣了”的聲音。
有人說我是圖書館館長,所以Keep Record和Database對我來說是生命的一部份,也會花很多精力去完善記錄系統。在2012年裏,我設計了兩項全新的紀錄項目:
  1. Thank-you list - 記錄生活中值得感恩的事項,在2012年裏共有 55項 值得感謝大小事情!
  2. Life log - 記錄聖經對生活各種際遇的解釋,在2012年裏共有 62項 新鮮發現!

記錄雞毛蒜皮的事情,對主流香港人來說是很不耐煩的事情,但就是因為這些紀錄,讓我能清晰看到上帝之手在哪裡;以致在銀行戶口和生命的深處都受到嚴峻挑戰的現在,依然能夠安然入睡,並憑信心說:“這路必定能行得通”。這,就是所謂的“平安”。如聖經說:“神所賜出人意外的平安、 必在基督耶穌裡、 保守你們的心懷意念”。沒有錢、沒有自己,原來依然可以過活!

撰寫冗長的報告本是我最喜歡做的事,不過現在要Unlearn,所以今年只做了一份四頁的Annual Report,好能依據去訂立2013年的方向。如果你也有興趣回顧自己過往一年的狀況,歡迎下載我的Annual Report作為參考,這裡就不詳述了。

為迎接新一年,送上最新錄製的歌曲。古典音樂都沒有名稱,所以我稱它做“Set場之歌”。教室的主要業務有二:
  1. 不設上門的長笛課 - 已經推出
  2. 上門數碼錄音服務 - 2013年推出
出人意料地,服務二的需求竟比服務一大,而這首新曲就是在佈置好場地以後爲了測試聲音而錄製的!

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準備出發了!
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出車!
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佈置場地…

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佈置完成!

錄音效果:



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2011年12月14日星期三

IDEA #422:全息整理(八) - 心態與認知

日本是一個整理學非常發達的國家,每年出版有關整理的書籍不計其數。國內也有很多整理顧問(Seiri Consultant),幫助客人收拾房間或教授整理的方法。

正在閱讀一位年輕整理顧問近藤麻理惠的書(人生がときめく片付けの魔法),她對整理提出全新的看法。經過十多年來的研究,她發現整理最重要的並不是技術,而是心態和認知。

MarieKondo

整理,不外乎是“丟東西”和把東西“放回原位”兩個簡單動作而已。沒辦法整理好,不是因為不懂做動作,而是因為東西太多,東西太多的原因是

  1. 無法決定要丟掉什麼東西;結果東西增加的速度比減少的速度快。
  2. 同類物品分散各處,以致無法清楚瞭解擁有物品的數量;結果越買越多。

所以要學會整理,就要

  1. 認清想過的生活,以其作為判斷丟棄還是保留的基準。例如麻理惠的一位客人原本想過一種“少女般的”生活(下班回家能在有情調的環境下聽著古典音樂做瑜伽),但由於過往忽略了這個理想生活的圖畫,結果弄得房間到處都是物品,連走路的空間都沒有,有如一名粗漢的家,一點也不“少女”。
  2. 認清庫存。方法是不要每次整理一個地方,而是每次整理一個類別的物品,並且一口氣地完成。今天整理書本,也就把家裡所有書本都淘出來,一次過丟棄和整理。“哦!原來我有這本書”、“這本書說了看卻沒有落實”…

在香港和大中華地區,好像沒有整理顧問這個工作,估計認真研究如何整理的人不多。不過,定下理想(判斷基準)和審視庫存(知道自己有什麽、沒有什麽?哪些付諸實現、哪些虎頭蛇尾?)兩項原則,的確有助我們擺脫對物質太多、選擇太多,但卻找不著方向的困境。新一年又要到了,這一年你要往哪裡去?要到那個地方,哪些裝備是你需要的、哪些負擔是你需要捨棄的呢?

2011年11月22日星期二

IDEA #419:筆記本潮流

年終,又是購買筆記本時候。以往試過不同的設計,沒有哪一款覺得特別好。不同的人有不同的生活方式,所需要的格式也都不同。不同時間的自己,也可以看成是不一樣的人。這一年,我可能有很多想寫的東西,那麼我就需要一本厚厚的筆記本,設計不及空間重要;下一年,我可能有很多想達成的目標,那麼我可能需要一個設計很有系統的“系統手帳”(中文稱作“萬用冊”)。



http://www.jmam.co.jp/new/newsrelease/1260431_1362.html

最近,日本能率協會管理中心(JMAM)進行了一個筆記本市場調查,發現在智能手機變得非常普及的現在,傳統筆記本依然是最受歡迎的個人管理工具。在被訪問的856人當中,有33.9%的人會使用筆記本管理日程,而使用智能手機的人,只占17.9%。而且,使用傳統工具的人的比率已經連續第三年在增加。畢竟,紙張能給人一種皮膚的感覺,智能手機和平板電腦如何先進也取代不了。

調查反映一個有趣的現象,就是男性多把筆記本作為管理工作的道具,而女性就把筆記本用作為豐富生活和整理人際關係的工具。男性當中,分別有65.8%和27.6%用筆記本管理自己的日程和記下構想。而女性,卻以管理其他人或者是老闆的日程,和記錄紀念日為主,兩者比率分別達到 45.2%和 43%。這樣,男人應該明白女人為什麼常常問今天是什麼日子了吧!(因為男人沒有記下)



2012年,也有不少的目標想達成。這些目標雖不是什麼“我要改變世界”那樣的宏圖偉略,但也是值得好好的去記錄和追蹤成果。由於我每天寫的東西很多,一天一頁或者是一週兩頁一類的筆記本都不合用。所以,還是決定日程和目標用獨立的筆記本管理。買了一本日本製造的筆記本,是一個月四頁的設計。首兩頁是普通的日曆,第三四頁則是查核表,可以用來寫一些重點要達成的事。查核表上有一些空間,大概可以用來寫下執行的心得什麼的。

不同的工具,能影響人作出不同的行為(如電腦會讓你不停的、甚至是漫無目的地亂Click),熱切期待筆記本能幫助我過充實的一年。

後記:
香港人常說自己很有效率,但各人自己顧自己,就是沒有一個致力於提高整體社會效率的組織。研究顯示,日本人及新加坡人工作需要番手的比率(Rework Rate)僅為7%,但香港人卻達20%。即每五件job就有一件做錯。玩在線遊戲時,日本玩家會先聚集一起,擬定策略;香港玩家則各有各打,然後高速戰死“沙”場。

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2011年9月14日星期三

IDEA #410:全息整理(七) - 執書行頭

最近由於身體不太好,假期比較多,所以又可以繼續那個幾年都完成不了的執書計劃。

講到書,家裡的確很多,有放在看得到的地方的,也有放在看不到的地方的。購書雖然不便宜,不過記得老師說過,“先什麼都不管,買了再說”(他說的是樂器),因為遲些當你想要的時侯,那東西可能已經絕版了。所以,今天看到八年前購買的超薄日版手提電腦,以及很多沒有即時用途的書本,仍覺值得。每逢遇上什麼問題,只要到書櫃看一看,便能找到即時的幫助,多麼令人安慰。

假期期間,將不常用的書本掃描,然後上載到網上文件服務。說實在,要將書本仔細分類,在時間上幾乎沒有可能。是否值得做,也是問題。

文件列表(點擊放大)

想了一個偷懶的方法,就是把書本根據“目標”來分類,對最近想達成的事情有用的,就加到以目標命名的類別裡,與想做的事無關的,就一律當“Someday/Maybe”類,留待日後參考。

整理一輪後,發現有的目標之下,竟然只有一兩本書、甚至什麼書都沒有。那麼,這就是要努力補足的地方了,也表示這個目標我沒有努力去達成。通過搜尋,你不會知道自己有什麼,沒有什麼。將有的作一次盤點,才會真正的認識自己。

分類一覽(點擊放大)

掃瞄完成後,下一步就是要追回過去幾年的讀書筆記和逐一為每一本書寫上當初購買的原因,或者是想從書裡面得到的答案。

輸入問題(點擊放大)

朋友說我的家很亂。是的!因為我先執書、後執屋;先整理內在,再整理外在。執書(Pun Intended),是又笨又費時的工程,加上在經濟學上不算是生產,沒有太多人願意做。暫時,只好一個人慢慢的做。

這是第二篇用語音辨識輸入的文章。實驗證明,先寫好草稿,然後才讀進電腦,準確率反而比較低。一邊想一邊說,好像說話一樣,準確率可達90%。看來,電腦和人一樣,都是喜歡比較自然的語調。

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2011年8月8日星期一

IDEA #405:全息整理 (六) - 整理關鍵字

早前於全息整理(五)介紹了項目管理資料庫的設計概念。使用了一個月後,資料庫胖了不少,所以特別製作了幾幅截圖分享一下。資料庫的設計,其實也體現了不少工作哲學。認識我的人,便知道這些都是我常掛在口邊的“關鍵字”。

關鍵字一:圖紙 Think Before Do
設計系統和蓋房子一樣,要先將概念固定到紙張上,客觀審視設計、思考有沒有遺漏,才落手建造。使用期間,不時比對實際情況和圖紙,記下當初想漏的地方,日後便能根據經驗,改善預測能力。

設計圖(點擊放大)
圓形:切入點;方形:資訊類型:箭頭:資訊交換的方向;@:標籤分類關鍵字

關鍵字二:預測 Predict
設計者的預測能力,是決定系統成敗的關鍵。今天你的系統可能很不錯,但五年後、十年後呢?預先做好基建,就能預防放好傢具才發現地板沒有弄好、下了水泥才發現鋼筋不夠的情況 (本公司系統的情況...)。

人不是上帝,預測只能基於過往的資料。項目管理資料庫能依日期列出項目歷史,他日執行同類型項目時,便能預測可能發生的問題和客戶可能提出的訴求。

項目歷史 (點擊放大)
日期又系統自動輸入,以確保統一性


關鍵三:完全記錄 Ubiquitous Capture
過往的資料能否變成預測的材料,取決於紀錄的詳細程度。“這個工作做得不錯”一類的記憶,完全不能幫助未來的工作。所以,所有經驗都要盡可能詳細記錄、定期重溫。

項目管理資料庫除紀錄項目歷史外,也記錄了所有工作項目的所用時間、成效、結果物(Deliverable)、及上司的反饋。他日重溫這些紀錄,便很容易知道哪些事情做對,哪些不對,哪些如果先做會更加好、哪些可以完全不做...


七月份的工作紀錄(點擊放大)
按藍色連結可查看執行紀錄(見設計圖Execution Note)

關鍵字四:本質 Deep Structure
預測是否準確,除經驗外,也取決於設計者對問題本質(也就是其深層結構)的瞭解程度。項目管理資料庫是基於Wiki開發。由於Wiki的設計者很瞭解資訊整理的本質(分拆、組合、與標籤),因此預先設計好可以將資料以任意大小分拆和儲存的機制。作為使用者,我只需要編寫程式,重新組合這些資訊零件即可。

資訊分拆範例(點擊放大)
Wiki沒有限定資訊分拆的單位,我可以自定一個表格,
將每一個格子的資料獨立儲存。
重新組合(點擊放大)
將剛才表格的資料格式化成正式的報告。

由於事情的核心沒有改變,所以可以同一個基建(Wiki),可以建立檔案管理程式、項目管理程式、紅酒資料庫、書籍資料庫、電子筆記本、食譜庫等。

關鍵字五:統一 Uniformity
工具是你工作的環境,沒有人會想在垃圾崗裏工作,所以工具的外觀讓人看起來感覺良好是很重要的。喜歡Miffy,所以所有自己開發的工具都有他的頭像,就連工作檯上也會放上兩個Miffy陶瓷擺設,讓整個環境有一體感。

無論你做任何工作,必先知道工作所需的核心能力,才可約做越好。項目,除生產外,最重要是溝通和資訊管理的能力。軟件公司,最重要是生產和設計力。產品設計未到家,就算地上有錢、沒有競爭對手、市場潛力很大,你也拿不到,因為市場所需的你做不來。



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2011年7月22日星期五

IDEA #402:全息整理 (五)

不知不覺,已經寫到IDEA #401、討論了300個議題!不知十年後回顧今天寫的東西會有怎樣的感覺,希望那時對於在做的,仍舊滿有熱情。

早前探討培訓的問題。如果“精神”真的可以訓練出來的話,我會選擇幫助人找到熱情。有成就的人不一定是good team player,但一定是a passionate worker。轉職項目管理後,第一步依然是“架構化”。這是喜歡做的事、是熱情所在,又是老闆最不喜歡做的事,剛好有供有求。

讀過這樣的一段描述:
Organizational skills are particularly useful in project management terms when it comes to organizing project documentation, organizing meetings, and organizing teams... Keeping yourself and your team organized will save you time. Writing things down helps prevent loss and also protects the project from delays when a key team member leaves with all the information “in their head.”
資訊留在腦中,以至後人因為不知前人做過什麽而要重新學習,是非常浪費生產力的。如之前所提及的上司,雖然工作很強,但無法將經驗透說話去傳授,結果同事經驗稍遜,便影響到團隊的運作。

A good team player, 對我來說,是要懂得整理好自己的經驗,讓別人可以分享。能夠將腦袋裡的東西(至少是hard skills)系統化地傳授,那麼即使一個工資稍低、經驗不足的人,你也可以用,對自己來說也是一個方便。公司的項目一般歷時三到五年,人事變動多,牽涉的溝通過程也長,能夠將這段時間內的經過和經驗整理好,是令經驗變成“能傳授的東西”的第一步。

項目運作的基本過程,不外乎:
  1. 某些事件(如會議、電話、口頭對話)發生
  2. 事件產生資訊(決定事項)
  3. 資訊決定下一步行動(跟進決定事項)、或一些日後可變成行動的主意
  4. 行動變成經驗和更多的行動(這樣做原來好/不好,可以這樣改善)

所以,接手項目工作後,第一個任務就是建立資料庫,管理項目過程中產生的經驗的資訊(文件則用網絡磁盤儲存)。資料庫設計概念很簡單。
  • 為會議等事件開設專屬頁面,輸入筆記。
  • 在筆記下方加入行動(ToDo)或構思(Idea)。這兩項資料會自動加入到中央“行動列表”和“構思列表”,統一管理。
  • 系統會自動連結行動和構思到來源事件。
  • 來源事件名稱改變時,自動更新連結,確保不“斷纜”。



有了每一件事件、行動和構思的整全紀錄,整個項目的經過便可以完整追蹤。日後也可以利用這些資料,製作進度報告等正式文件。

完成某個行動後,我又可以為其建立一個新頁面,寫上行動的資料(如具體步驟、效果)。如發現有可以再跟進的東西,又或是有進一步的構思,便如前所說在紀錄的下方新增行動或主意,讓系統自動登錄到中央列表,重複整個經驗管理的循環。


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2011年6月13日星期一

IDEA #394:全息整理(四) - 整理中的感情因素

數天前和一位標準香港人談天,說我想出一本關於資訊整理學的書,他的反應是:“這個題材沒有人會買!”  

是的,我們生活在資訊爆炸的年代,但資訊的重要性卻日益低下。既然不重要,也就沒有人會花時間整理,更不用說花心思去理解整理背後的問題和意義。因此,“好野”只好留待自己欣賞...


說回正題。如果你是前八十後或以前出生的人,相信都會用過圖書館索引卡。記得小學生時代的圖書館課,老師還會特別教導如何使用索引卡。數碼年代,我們手裡只要拿著iPhone/iPad,便可以覓得各種資訊,你想的話,完全可以不用紙筆。iPhone/iPad,正常智慧的人不用學習也懂得用,失去了索引卡那種嚴肅感。

用電子方式和紙筆保存資訊最大的分別,在於資訊一旦進入電子空間,就會失去形體,變得無從捉摸(Intangible),資料佔據多少磁碟空間,對人來說並無意義。存在於真實空間的資料,卻有形有實(Tangible),不單看得見,而且其存在本身已經在傳遞訊息。看到桌面上有20cm厚的文件,你便知道有些多少工作沒有完成;看到書的厚度,你便知道那時一本易讀還是艱深的著作;翻幾頁,你便知道那是一本好書還是壞書。

資訊電子化雖然方便,但卻令資料顯得無關重要(電子書=不重要的書?)。好的資訊和不好的資訊,由於以相同的方式呈現,沒有質感厚薄之分,好壞和價值亦變得不容易判斷。小時候一本書可以讀超過十次,加上記性特別好,不做筆記也不會忘記。現在看過的網上資料,轉眼便忘記了。有時,不單看過的資料可以忘記,就連資料存在本身都可以忘記。所以不定期像翻書那樣瀏覽一下記憶卡和硬盤的話,就連自己看過什麽、做過什麽都不知道。但“翻閱”容量已達TB級的硬盤,又談何容易?

質感厚薄,很多人(尤其是男性)覺得不重要,但若問一位女性,你要衣櫃裏有3000件衣服,還是網上相簿有3000張同樣衣服的照片,我想答案一定是一面倒的。記憶卡裏有3000本電子書或10GB的歌,不覺得是什麽;書架上有3000本書和10000張唱片,卻動人心弦。

所以,Tangible與Intangible,對人來說有不同的意義。應用到資料整理之上,重要的和我想記得它存在的資訊,我還是會放在紙上,無關痛癢的才會電子化。爲了解決“不知道自己有什麽”這一個電子資料特有的問題,我在自行開發的電子檔案櫃裏加入了一個隨機抽選功能。每次打開檔案櫃,它都會從“永久”及“未決定”類別中抽出檔案,提醒我“你有這個檔案,你記得嗎?”

新的程式設計比全息整理(二)全息整理(三)時美觀不少!(點擊放大)

隨機抽選檔案的程式語句
(文人也要學一點編程,才可以在程式員面前有say!)


以下是一段來自德國電台的影片,報道的是德國著名社會學家Niklas Luhmann (1927-1998)窮一生時間建立的“索引卡筆記(Zettelkasten)”,總數達35000張,用來記錄研究成果。以資訊量來說,一櫃子的索引卡,在電子空間裏可能佔不到10MB,但在感情空間裏,卻是舉足輕重。我想對Luhmann來說,每一張卡上面有什麽,他一定記得一清二楚!



所以,生命中重要的記錄和影像,還是留下實體比較好。不要只和你愛的人互傳短訊,試試寫紙條;沒有地方放但又喜歡的衣服,試試穿起它、拍個照、沖曬出來,然後於丟掉之前剪下一角布料,與照片一同保存,看看感覺如何?



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2011年5月20日星期五

IDEA #390:Check-act-plan-do

近來公司面對的經營困難,讓我思想了很多。如果不在這裡工作,下一份工作應該是什麼呢?如果下一份工作是X,那X又會如何影響未來呢?從公司的困境中,亦至少給我以下幾點的啟示:
  • 其一,結構性問題要及早正視和對應
  • 其二,某些強項能是阻礙自己進步的元凶
  • 其三,一旦開始了驕傲,很難再謙虛
  • 其四,人的心理和道德水平多追不上成就
心理學理論Johari Window告訴我們每個人都有自己看不到的盲點。正因為它們位於感官之外,所以只有別人能看到,自己卻不自知。不過,隨著人年紀越大和職位越高,便越少人會給你講真心話,同時自尊心也變得越來越重。此消彼長之下,客觀資訊越來越少,感官越來越遲鈍,最終變成無藥可救。既然善意批評難求,除了有的時候要珍惜外,提高感官的感應范圍,每日三醒吾身,減少Blind Window的面積,也非常重要。

在“油牆假期”一文中,提及過金田博之的人生戰略筆記法,是我學習過唯一一個以Bottom-up Approach去定立目標和管理生活的工具。最近終於讀畢全書並嘗試實踐當中一些技巧,感覺非常實在,也很User-friendly,不像以往學過的其他自我管理方案那樣,頭腦上是覺得很厲害,但實行起來力不從心。

由於他提出的方案是基於“依據事實(Managing by Fact)”和“循環驗證改善(Plan-do-check-act)”的思想,對於需要持續性的“三醒吾身”也是很有效的工具。



對於為何會力不從心,金田給了很好的解釋。理由一在於個性。金田依照思考力和實踐能力將人分為四種,其中兩類人由於實踐能力偏低(我屬於其中的一類:“評論家”),當運用一些由實踐能力很高的人所開發的方案時,便會感到困難。

理由二是結構性問題。多數的自我管理方案都采用Top-down Approach,先決定目標再訂立實行計劃。由於訂立的目標本身沒有事實根據,加上容易因為著眼於主觀願望(目標)而忽略了現實環境,最終令目標變成空中樓閣,難以執行。

基於上述理由,金田的方案采用Check-act-plan-do的次序,方案框架如下:
  • 每日反省(CHECK):將每天記的成功經驗和造成壓力和失措的情景分別紀錄下來,然後在每一項成功和壓力的情景後,寫上跟進行動和短期目標。
  • 持續改善(ACT):定期將上述兩方面的紀錄整理成個人行動准則和改善重點,定期重溫,提高對自己做得好和做得不好的地方的敏感度。
  • 計劃(PLAN):定期從跟進行動和短期目標中,整理出自己想做到的事情,並且為每一件想做的事情,寫下做了以後可以帶給自己什麼好處,而每件事會有什麼潛在困難。此外,再列出一些你仰慕的人的優點和你可以學習的地方。然後依據這些紀錄,綜合出自己的優點、缺點、機會和威脅,寫在一張SWOT表格中。
  • 計劃(PLAN):利用Cross-SWOT分析,找出在事業和私人生活兩方面的長期目標:
    1. 攻擊:集中資源強化自己的強項和鑽研有熱情的領域,以最大化機會(強項X機會)
    2. 防御:對最大弱項作最小限度的強化,避免嚴重威脅的發生(弱項X威脅)
    3. 防御:發揮自己的強項,減少威脅發生的機率(強項x威脅)
    4. 攻擊:以改善弱點作為自我投資,增加未來的機會(弱點x機會)
  • 計劃(PLAN):將上一步列出的人生目標,與及第一步中透過每一天的生活體驗說引導出來的短期目標,根據市場發展潛力和自己競爭力兩條軸,進行時間分配:
    1. 第一優先度:市場發展潛力高而且自己又有競爭力的目標
    2. 第二優先度:市場發展潛力高但自己技能不夠的目標,需要與下一項取得平衡
    3. 第二優先度:市場發展潛力不高但自己有競爭力的目標,需要與上一項取得平衡
    4. 第三優先度/放棄:市場發展潛力不高兼欠缺技能的目標
  • 實行(DO):依據以上優先度,定出以三個月為單位的執行清單。
但從以上這個概述,可見金田提出的自我管理方案中,訂立目標和執行清單是位於整個系統的下游,和一般一開始就做此兩個步驟的系統截然不同。此外,所訂立的目標,短期的乃基於每天生活的體驗,長期的則依據長期的紀錄和系統分析,完全不是空中樓閣。

不禁想,如果公司整盤生意都能夠如此有系統的記錄、分析和規劃,盡量依據事實而不是出於領導人的幻想,相信今天一定是一家日文叫“質實剛健”的公司!當然,現時最重要的是做好自己,別人的失敗正好是我學習的機會。

我在實踐的暫時只是每天紀錄,及訂立跟進行動和短期目標的階段,下次再分享一些經驗和感受。





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2011年4月18日星期一

IDEA #383:整理基本功

亂,是辦公室和家裏常見的現象。整齊,不是要把家中或辦公室中的東西,整理得像沒有人用過那樣,而是將東西整理到“在需要的時候能夠在合理的時間內找到”那樣的程度。

兩類人特別容易亂。首先是懶惰的人,因爲他們不想思考東西該怎樣放。其次,太講究的人都會亂,因爲他們很想把東西放到“最適當”的地方,好好收藏,但由於想不到哪裏是最適當的地方,所以唯有暫時放在”順手"的地方,最終因爲擱置處理而產生混亂。

不過,無論因爲什麼原因而產生混亂,混亂本身都是既影響自己又影響人的。晚上在一個關於整理的網誌中看到這樣的說法:
“This organization was here before you were a member and will continue on after you graduate. If your files are messy, it’s fine for you now, but you’re not thinking of the people who are to serve after you.”
混亂的人,其實是沒有爲別人着想;容許過度混亂存在的人,就連爲自己着想都沒有,是懶人中的懶人。

整理,涉及系統設計和行爲習慣,是相當複雜的問題,要不大部分人都能夠做好。但簡單說,物件的整理,重點在於制定每類別物件的擺放位置,然後嚴加遵守。如果你惰性很大,不喜歡收拾東西,也就把要收拾東西全堆到自己牀上,那麼你就不得不將他們整理好。

至於電子資訊,不要完全依賴keyword search,因爲很多時你連要找的東西應該用什麼字眼去搜尋也不知道;也不要使用一些“正經”的分類法,因爲他們的含義太廣,容易出現因爲不知如何分類然後“容後處理”的情況。

一些以情緒或歷史作爲軸心的類別有時會出奇的有效。原因是發生了的事,不會模糊;而判斷自己的情緒反應,一般很少感覺困難。



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2011年2月7日星期一

IDEA #344:整理你的對象

最近,有朋友幫襯了婚姻介紹公司尋找對象。婚姻介紹,等於相親,是幾千年來證實有效的方法。男女雙方的目的一致,不用猜猜度度,有其好處。

一般的婚介公司都是用快速約會方式,讓客戶能一次會見多位異性,目不暇給,但條件不好的可能立刻被冷落。這家公司不同,會根據你的擇偶條件,從資料庫中介紹一名合適的異性相會,一個不行才開始另一個,按部就班。

新年期間,父親分享了一位在國內從事全面質量管理(Total Quality Management, TQM)的朋友的成功故事。全面質量管理,說起來很偉大,但本質只是讓問題暴露於空氣中,讓人看得見。看不見的,也就無從改善,這是常識,但很多人就是不去做,以至相同的問題不斷出現。所以,販賣常識也可以賺大錢。

常識,除了在辦公室被忽略外,在擇偶的事情上,亦同樣被忽略。常識告訴你你應該先知道要什麼,然後才去尋找。婚介人問你的擇偶條件是什麼,一般人都只能說個大概,不著邊際。如果第三者沒有良好的溝通引導技巧,想介紹一個合適的也很難。這就是為什麼會有快速約會的出現。既然說不清,那就by trial and error算了。

如果你對感情認真,不想隨便找個人便算,但還不能清晰的描繪你的理想對象,不妨試試以下的方法。

每逢看到吸引自己的異性的照片,無論是名人也好,不認識的人也好,都可以剪/印下來,貼在一本專用的筆記本上,然後在每張照片底下寫下那個人吸引你的原因。可能她的美貌吸引你、可能是他的氣質吸引你,無論什麼原因,盡可能寫下來。有時,一個人吸引你的可能不是形象,而是他/她所做的一些事。這時,也可以將那些事簡單紀錄在同一本筆記本上,又或是報道那件事的文章貼在筆記本上保存。


經過一段時間後,回顧照片和筆記,便能發現“某種樣子的異性或具某種處事方式的異性,原來特別吸引我”那樣的規律來。這樣做的好處至少有兩個:
  1. 你能清楚的讓協助你的人明白你需要怎樣的人
  2. 當對象不如理想時,你可以清晰知道他欠缺哪些部分,然後調節自己,學習接納

人不是神,不能做到無條件的去愛和尊重任何一個人。某程度上,對方都必須擁有一些值得你愛和尊重的條件,你才會選擇愛他/她。透過整理你的對象,你會發現很多自己的秘密!

越清楚自己是怎樣的人的人,越能夠照顧你所愛的人。自己和自己那麼親密都不了解,又如何去了解另外一個個體?


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2010年11月25日星期四

IDEA #329:GB數碼生活

使用電腦管理重要文件常給我不安全的感覺。

以往,最害怕硬碟機損壞(我壞過四個),備份到光碟後幾年後又會無法讀取,不翼而飛(所謂的Cyclic Redundancy Check Error,循環冗餘校驗錯誤)。

現在,網上儲存服務有如迷你倉和便利店,總有一家在附近,幾乎不會損壞。不過,卻擔心(免費)空間不足,最終令檔案各散東西,無法集中管理,除非每月付費購買容量。

所以,要將檔案統一儲存在一個又大又安全的地方,難度還是很高的。再者,當你有一個很大的地方時,你又需要另外一個更大的地方,去備份前者的檔案,一闊三大...

去年起試用SugarSync網上儲存服務,能自動同步家裡和辦公室的電腦,非常方便,最適合工作時休息,休息時工作的人。可惜免費空間只有2GB,而且只可以同步兩部電腦,礙手礙腳。放棄了一段時間後,昨晚發現服務更新了,免費空間增加到5GB,而我最重要的舊檔案大概只有3GB,還有2GB的擴展空間,於是連夜開啟電腦把檔案上載到伺服器。

有如垃圾堆填區,容量太少的,不能持續發展;容量太多,只會鼓勵人囤積垃圾。5GB,感覺剛剛好。


1997年,我的第一部電腦,硬碟容量1.2GB,一天有二十四小時。現在,全家的硬盤容量是1000GB+320GB+160GB+160GB+120GB+80GB,合共1840GB,一天都是只有二十四小時。

在有限的時間,處理無限大的資料,就是數碼生活。

2010年9月23日星期四

音樂甜品 #43:實實在在

中秋假期,只吃了四分一塊月餅,但做了幾件感覺幸福的事:
  1. 睡懶覺到十二時(但有人比我遲三個小時才起床!!!)
  2. 和爸爸談天說地
  3. 每月定期購書
  4. 訂購Filofax萬用冊
  5. 上載早前的錄音
  6. 運動過後大吃一頓
錄音
這次錄的是巴哈大提琴組曲中的其中兩段(Playlist的第一首)。讀過的一篇樂評說,巴哈的音樂可以像心理學中著名的“需求金字塔”那樣分成幾個層次,而藝術層次最高的是小提琴和大提琴組曲。

這兩首作品同樣是獨奏作品,要用單一線條表達出旋律和和聲,難度甚高,所以一直鼓不起勇氣去錄制。這次來個“膽粗粗”試音版,錄好後才發現電線插得不穩,錄進了很多嘈音,不過演奏尚算可以接受(笑)!

購書
假期購來了兩本新書,一本以“課長”級人士為對象,談論如何向下溝通。對於如何用筆記本訂立溝通計劃和追蹤成果的部分特別感興趣。另外一本更有趣,是Moleskine筆記本的使用說明書。這本書其中一位作者年紀比我還小一歲,看來真是要急起直追了...


訂購萬用冊

雖然是IT人,但還是喜歡紙張那一覽無遺的感覺。雖然用過不少筆記本,但一頁一頁的順著寫,總是覺得混亂。

兩星期前,好奇之下買了一本外觀不錯又便宜的港產萬用冊(也就是樣子像活頁文件夾的那種傳統Planner),使用感覺竟然出奇的好。或許,我真是對嚴謹東西特別有“歸屬感”。

此外,我特別將八達通卡、公司職員卡、健身卡、和書店折扣卡都放進了封套內。這樣,每天就會自動取出手冊N次,想不看也不行。看多了,產生了感情,也就想多看幾眼。

使用愉快,想買好一點的。晚上運動過後,特別到“鬼佬”書店訂購英國的Filofax萬用冊。除了設計和質料比較好外,也有一種與“別”(iPhone, PDA)不同的感覺。

拿著有質感的手冊,有將對未來與回憶實實在在握在手裡的感覺,是電子儀器所沒有的安全與實在。

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2010年8月29日星期日

IDEA #316:兩項功課

週末,身體不適,沒有如常做劇烈運動,改為留在家裡休息,順道整理一下兩年前開始剪存的雜誌。一頁頁的看著以往關心的課題,看到有些已經遺忘了,有的還在不斷思索。

2008-2010,不是很長的一段時間,但經歷了不少轉變。有時雖感到成長的速度不夠別人快,但仍相信每個人有自己要走的路。

周五午飯,是公司基督徒團契的時間。這次出席的人特別多,因為有一位特別嘉賓大駕光臨。第一次聽CEO用平常人的身份分享心事,講述對“奸商”的看法,亦驚奇發現原來我的老板從來都沒有想過會做老板。

上天給你一條怎樣的路,的確難以觸摸,但可以大膽相信每一個祂所成就的事和人,都有其目的。即使是在菲律賓發生的慘劇,細心留意一下,會發現:
  • 每個受害家庭,都留下一名生還者,而不是(粗口)...
  • 最早獲釋的三人,“碰巧”都是信主的...
所以,無論現狀如何,都要鍛煉一項信心的功課:現在走的,看來比別人好也好,比別人差也好,最終都會成就一個最好的自己。

把剪存下來的舊雜誌,逐頁掃描進電腦中,然後用這星期努力開發的資料庫程式,將它們加以分類和索引(Indexing)。資料庫能記錄檔案所在地(電腦、Clearbook),和在每個所在地中的位置(如Clearbook X pocket #20)。需要資料時,只需進行搜尋,然後便可以找到資料所在的位置,就如兒時用的圖書館索引卡。


紙兔兔資料庫的樣子。
希望遲些讓設計完善以後,能夠免費供人下載。


不知為何,對impose things an order有很強的欲望,或許這就是我的life mission。不過有時會不自覺地將人當成物件那樣去impose order。當嘗試發展深入的關係,便感受到整理人的關係,不能用資料庫、也不能用Taxonomy (杜威分類法那種標准化的詞匯),只能用Folksonomy (每個人都有的一套獨自的理解世界的詞匯)。能否用別人能理解的方式去了解他/她,取決於自己裡面有多少套相處的詞匯...

傳道人分享了一段影片,很有意思。只記得起這幾句:
  • 丈夫回家晚,有回來就好
  • 妻子囉唆,能顧家就好
  • 老板不好,忍得就好
同一個現狀,可以有不同的意義。要當一名整理專家,還得學習更多人的詞匯。在此以前,更先要放下自己的一套詞匯。這,是以後下來要學的另一項功課。就如說“Folksonomy”,沒有多少人聽得明白,說“Tag”,大家也就恍然大悟。

週末得知在加國的舅舅患上了末期前列腺癌,正接受四期化療中的第二期。不知道他能否熬得過,但人間有情,雖不為同一母親所生,母親會是唯一一個能遠赴探望的家人。雖然舅舅在我心目中是沒有愛心的老板,也不一定能見最後一面,但仍衷心希望他能感受到從遠方而來的愛,並趁還有時間,確認生命的主宰。

能有意志和知覺去思考“人若賺得全世界,卻賠上自己的生命,有甚麼好處呢?人還能用甚麼換回自己的生命呢?”這個問題的人,是幸福的。

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2010年6月27日星期日

IDEA #306:回歸本業

很久沒有回歸本業了。之前(見 全息整理二)談過如何用Wiki整理資訊,但要為每一個檔案建立Wiki紀錄,實在疲累。

最近找來一個已停止開發的免費程式,可以將任何電腦上的檔案及網頁書簽,以“標簽”形式進行整理,就像管理Gmail電郵一樣。無論如何移動檔案,都能夠透過標簽把它“撈”出來。也就是說,可以用一個分類法去建立標簽,但用另外一個分類法去存放檔案。更改其中一方,並不會影響另外一方。

程式除可讓你自定標簽和將它們分類外,更能將標簽直接寫入檔案中。即使跳過程式,直接利用蘋果電腦內建的搜尋工具,也能夠尋找由此程式加上的標簽,充分體現兼容和自由的精神。


透過程式建立標簽及標簽分類。


生活電子化為我們帶來不少便利,但軟件更替頻繁,隨時影響使用的可持續性。所以,還是選擇思想開放,不介意客戶有一天不再使用自己產品的開發者的產品,比較保險(此時,又想起我們親愛客戶的苦況)。

作為一個愛閱讀的人,電腦中最多的檔案算是網絡及雜誌文章。我嘗試為常讀的雜誌建立專屬的資料夾,然後在其下根據專欄或主題訂立標簽。此外,也用相同的方法為牧師的講道筆記建立專屬資料夾。

至於其他的文章和資料,我訂立了三條軸心去進行整理。軸心一是科目,可以根據如“網頁設計”、“效率/工作”等的主題去尋找檔案,有如圖書館的分類系統。另一條軸心是根據檔案的再用頻率。再用機會高的,將標上“參考(リファレンス)”資料夾下的標簽,再用機會低的,則標上“保存”資料夾下的標簽。

至於非常常用的檔案,可以建立以使用場合為名稱的標簽,放在資料夾以外,那樣便能以最快速度,找出所需檔案。

可以跳過程式直接輸入標簽名稱進行搜尋。


電腦這個巨型數碼垃圾筒的整理,是個相當複雜的問題,不容易找出適當的方案。困難,在於整理的視點(也就是“軸心”)不容易找。即使找到,工具也未必能夠支援。

例如在這次的試驗中,我便利用了出處、主題、再用度、和處境(現時最關心的主題、活動)作為整理的軸心,而這些軸心有時互相重疊(如“保存”中的關於“整理”的檔案,便涉及兩個軸心)。要在Windows下實現軸心重疊的整理,基本上是很困難的。

所以,還是那個老問題:如果不用蘋果電腦,我的分類法便無用武之地了。


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2010年2月17日星期三

IDEA #278:全息整理(三)

轉眼間,新年假期又過去了,明天便是開工大吉的日子。五天假期,用了一天興建“高鐵”二期、兩天製作情人節禮物、兩天進行資料整理,算是過得很充實。

今天嘗試將一星期的時間分配情況用Excel進行“可視化”,發現用在整理資料方面的時間少之又少,怪不得書櫃的空間越來越不敷應用了。所以,立刻在時間表中預留了幾段整理整頓的時間。

預留了時間,下一步當然是要設計整理系統。早前構思了用Wiki整理想法和經驗的方法,實行數月,效果不錯,但對於資料類資訊的整理,當時還沒有很完整的設計。

“資料類的資訊”(後簡稱“資料”),指的是一些如尚未閱讀又或是預先采購搜集,但尚未需要閱讀的文章、書籍,與及一些需要保存一段時間的數據(如財務報表)。

資料是引發想法、點子,和引導行動的原材料,有保留的價值。不過,由於它們只供參考,並非出自自己的腦袋,所以原則上不放到wiki內。除了不符合設計原意外,一個系統中放置太多類型的資料,容易產生雜音(Noise),影響資料的存取性(Retrievability),並非上策。

由於空間有限,要整理資料,將其掃描並數碼化是必然的選擇。接下來要考慮的,便是用什麼方式去歸檔分類,與及用何種系統去存放。

考慮因素一取決於資料的使用方式。一般來說,知識要轉化為行動才變得有用,而除少數情況外,我們采取行動是因為要克服某種問題或特定的處境。如果我們對要采取行動的領域並不熟悉,便要閱讀資料,借助別人的經驗訂出理想的行動方案(這至少是五型人的行動次序。對於其他人,可能會先采取行動,待行動完成後才檢視方案的優劣,或是做完便算)。因此,資料是根據處境和所遇上的問題而被存取的。整理資料最理想的方法,便是按情景進行分類。

說一點題外話,好朋友是個很有趣的人,會根據情緒來將MP3機裡的歌曲分類。高興的時候聽這些、想浪漫的時候聽另外一些,就連不同的筆記本也是根據情緒來分別使用的,初次聽到的時候實在是匪夷所思。不過,其實這是個很能配合整理對象特質的整理方式。音樂是為了調節和表達情緒而存在的,選擇記下某些東西,某程度上也是反映一種心理需要。所以,我開始想能否參考此方式去整理看上去很客觀的資料。

至於考慮因素二,則比較簡單。由於同一筆資料可以在多於一種情景下使用,只要有一個像Wiki那樣支援多重分類,並且能提供足夠儲存空間的系統,也就足夠。Google Document最近提供了上載服務,可以上載任何類型的檔案,加上支援多重分類,是很理想的資料管理系統,決定採用。Google Document的優點還有:


  • 免費1GB空間,每年付HK$40,便有20GB空間。現在的USB手指約$160 8GB,假設能用上三年,每GB每年的支出是$160/3/8=$6.7。Google Document的話,美GB每年只是$40/20=$2,比USB手指便宜三倍(除非手指能用上9年)。

  • Google Document擁有分享功能,存放於私人帳戶的資料,可以分享到公司的帳戶,那麼對於私人業務和公務都有幫助的資料,便可在家裡和辦公室都看到。如果將資料直接存放於Wiki中,在公司想看資料的時候便看不到了(Wiki有很多私人資料,雖然存放於流動硬碟上,但還是不要隨便帶來帶去比較保險)。

有了Wiki和Google Document,整個個人資訊管理基建便變得比較完善。編寫Wiki時如要參照資料檔,只要貼上Google Document的檔案路徑便可,相當方便(該路徑不會因為更改檔案名稱而改變,這點對系統維護性很重要)。

當然,並不是所有的人都喜歡數碼化的管理方式。如果你喜歡寫寫畫畫,不介意“找不到”,那麼傳統的筆記本還是很好的(至少比較人性化)。

日本有一種非常好用的筆記本"ほぼ日手帳",既可以記錄行事計劃,又可以整理每日的所見所聞,是設計相當優良的個人資訊管理工具。搜尋了幾個中文的介紹,對該種筆記本的使用方法有詳盡的介紹,程度不亞於日本人。很高興看到有中國人如此注重個人整理工具的使用,如更多的人能注重整理,學習日本仔五成的"功力",我想中國制造的產品將比現在的好五倍。

2009年12月20日星期日

IDEA #268:全息整理(二)

今天建立的電子索引,設計就像文具店裡賣的紙索引卡一般。我可以隨意在空白的頁面上加入索引卡,然後在卡上加入文字,最後附上標簽並保存。所有Wiki備有自動格式化功能,只要輸入簡單的代號,就能夠建立列表、表格、甚至更改字型等。由於格式由系統自動輸出,記錄時可以集中在內容上,節省調校字體和頁面布局的時間。這種Content-format Separation和Machine Formatting的概念,在Technical Writing業界是相當重要的概念,亦希望將其引入到日常生活中。

一個使用例。

想像一天的生活。上班時完成了一份很偉大的說明書,值得保存留念。下班後去看法國電影,有幾處特別的情節很希望記下來。看完電影抬頭望星空,認出了自己的星座,連忙拿出新購入的超級相機來一個snapshot。回程地鐵中,讀了四五頁陳耀南博士寫的比較宗教學著作,發現了佛教思想的內部矛盾。回家,書架上放了N本讀完但還沒有整理的書。這些有趣的經驗,都值得紀錄,作為日後再思考(Technical Writer很喜歡Reuse)或寫作的材料;還沒整理的書,也要盡快整理,以騰出空間容納新書。

要將一天這麼多的東西都整理好,實在不容易。是要在blog上寫個影評,然後將照片加入照片管理軟件,還是通宵整理讀書筆記呢?很明顯沒有那麼多時間。

有了電子索引,可以為日記和照片各自建立一張索引卡,然後附上"法國電影"、"情節"、"星空"、"雙魚座"的標簽。然後,又可以建立另一張索引卡,標題寫上"佛教的邏輯漏洞",然後附上標簽"知識"、"讀書筆記"、"陳耀南"、和"宗教"。最後,再加入一張紀錄書本中有用頁數的索引卡,當天的整理也就完成了。

特別談一下書本整理。

書到用時方恨少,不需用時總厭多。讀過的能加以實踐,才是自己的。看完一本書,能即時加以行動的部分其實不多。所以,只要寫下受書本啟發而可以立即實行的事,與及實行時要注意的重點便可,多寫便浪費時間。

關於讀書筆記,美崎榮一郎說:
ビジネスパーソンにとって読書とは、読んだ本の情報を覚えることではなく、自分の仕事に活用するためにあります。本を読んで、学校のように、読書感想文を書く必要はありません。内容をまとめる必要はありませんし、自分がどう感じたかを論じる必要もありません。(作為社會人,讀書不是為了記憶內容,而是為了將內容加以活用......)
將讀書比喻為與作者進行對話的勝間和代說:
人と会話をしていると時に、線は引けません。同じように、本を読んでいる時にも、線を引かずに頭に残るようにしています...「まとめのためのまとめ」を作るのではなく、普段の日常の行動の中で、その学びを生かしていくことをお勧めします。(與人談話時,我們不會劃線。同樣地,讀書時亦應該不用劃線也能夠牢記書本的內容......)
讀書後感想是什麼、內容大要什麼,其實不重要。將學到的內容轉化為行動,才是讀書的真正目的。

那沒有即使行動價值的資訊怎麼辦呢?由於不知道哪個時候會用得著,為求保險,可以將可能有用的書頁掃描進電腦(或拍照),然後建立一張標題為"這個時候方恨少"的索引,內容寫著"轉換工作時.....掃描A 35頁"、"要煮菜不知煮什麼時......掃描B 90頁"、"想不到電點子時......掃描X 120頁",再附上"書刊"和"再讀"標簽,便可以高速完成書本的整理工作。

日後遇上疑難,只要看看這樣索引卡,找回相關的處境,便立刻重溫讀過的內容。

系統,很難用文字精確表達,但已經說了大部分的重點,來年各位也可以試試從類似的方向整理生活。

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2009年12月19日星期六

IDEA #267:全息整理(一)

轉眼間又到年終,又是檢討個人操作系統的時候。

“個人操作系統”是勝間和代創作出來的用語,意指個人思考、組織資訊、時間、和工作的手法。作為愛越讀的人和一個無論“揾食”或是消閒都是以寫作和組織資料為核心的“寫手”,如何能組織好讀過的書、思想過的課題、以至生活中的體會和經驗,對我來說尤其重要。因此,每年這個時候,我總會檢討一下系統的運作是否良好。

今天放年假,非常空閒,又可以“撈過界”,放下文人身份,搞搞技術。花了大半天,在某開源軟件的基礎上,建立了一個可愛的電子索引,作為來年整理一切日記、檔案、資訊、和經驗只用。

簡單說,我會將每天做過的事、當天建立的檔案、閱讀筆記等一切可以並值得記錄的東西,全都放進這個資料庫中。他日要尋找任何資料、回憶任何體驗,只要進行搜索,就能夠在一兩秒間找到,就像Google用搜索引擎為互聯網上的資訊建立索引一樣。只是想想,也覺得很興奮!

為什麼會想出“私人Google搜索引擎”這個意念?

到目前為止,我管理資訊的方法與一般電腦使用者無異,都是將工作和私人檔案作適當的分類,然後保存在電腦資料夾中,照片和音樂則用專用軟件保管。至於讀書筆記,則最為混亂。有精心整理後輸入電腦的,也有用手寫,然後隨處亂放的。

總括來說,資訊和檔案各散東西,用於管理的軟件各自為政,不能像Google那樣作中央搜尋,備份起來也甚不便利。現有的資訊已經叫人頭痛,更不用說還有大量讀完但還沒有整理和做筆記的書刊雜誌,若用現時的方法去慢慢整理,恐怕要請秘書才可勝任。

請了教練,沒有錢請秘書,怎辦呢?互聯網是個大圖書館,要管理好如洪水般大量的資訊,有很多可以借鏡的地方。
  • 首先,互聯網不會將所有東西集中於一處存放(資訊保安大原則:No single point of failure),但它擁有一個中央索引,讓你可從一處提取來自多處的資訊。

  • 其次,在互聯網背後的是先進的內容管理系統(Blogger便是一個內容管理系統),它能讓你采用鬆散的分類方式(所謂的Folksonomy),而不是像圖書館那種中央集權式方式(所謂的Taxonomy),去管理你的資訊,很能夠適應資訊的多樣性,和人類漂浮不定的性格(存放時分類為A的提取時覺得應該從B處找)。
檔案和筆記隨處放,其實都是因為不知道該放在何處,也就是想不到怎樣分類,於是才越堆越多(堆積=不用分類)。如果能有一個索引,讓我很方便的記下要記的東西,或紀錄要保存的資訊的位置,而且還能為每一筆這樣的紀錄,隨意賦予多種屬性或分類,那麼就能很有效率的解決現時“不整理則混亂,整理則沒有時間”的問題。資訊隨處放,安全性較好,其實不是問題,能找到不就可以了。

那什麼系統可以勝任呢?

七八年前要做大型網站,先要訂立內容分類和框架,然後製作網頁文件,再鏈接上資料庫,不是一般人可以應付得來(那時認識的一位網上小說家,便懂得這些技術,而且還是個女孩)。進入Web 2.0時代,出現一些叫內容管理系統的東西,這些系統包含網頁建構工具,也已經做好了編程,能讓你用簡便的方式建立內容,然後發放到網上。我們熟悉的Wikipedia便是一個很好的例子。

Wiki是我電子索引系統的基礎,也是Wikipedia背後的內容管理系統。Wiki的設計在知識管理上是一大突破,它不以分類(如電腦的資料夾)作為框架,而是使用標簽(Tags)。這個網頁的內容和二十種東西有關,也就給它二十個標簽好了。搜尋時,只要指定標簽,便可以找出附有該標簽的資訊來。此外,Wiki可以讓你隨意於各個內頁和內容片段(Micro Content)之間建立超連結,以反映知識的關聯性,就像腦袋進行聯想時的情況一樣。

Tony Buzan的Mindmapping是在關鍵字之間建立關聯性,Wiki則是在內容片段/頁面之間建立關聯性。由於人腦是以聯想方式運作,硬要分類,困難重重;而每天獲得的資訊和體驗,又是應有盡有,根本無法清晰劃分。所以,近來在想“我應該製作一個能配合整理對象的特性而運作的整理工具”。

2009年11月1日星期日

IDEA #256:試新

每逢年終,日本市面都會出現大量有關手帳和筆記本使用法的雜誌專題和書籍,今年亦不外。週末假期前找到一本不錯的筆記本使用法解說書,由任職花王公司產品開發的美崎栄一郎所著,剛於九月份出版,一個月已經發行了五版。可見,日本仔對於此類資訊管理的專著特別感興趣。


以CEO為對象的雜誌的筆記法專題

美崎栄一郎的筆記使法中比較有特色的一點,是將工作項目(Project)化,並將整個流程(也就是管理學中常說的Plan-Do-Check-See流程)作有系統的記錄,將經驗視覺化和具體化,個人非常喜歡。

不過,作者提倡一個項目只用一到兩頁來記錄,對於大型項目來說似乎並不實際。因此,此處還要動動腦筋。

記錄了的經驗若難以搜尋,記錄來也沒用;提取不出來的東西,亦不算是經驗。對於搜尋,美崎提倡用最簡單的目視法:將好看的Post Card貼於筆記本封面,讓每一本看來都不一樣,然後將整本筆記本的封面連內頁用數碼相機或掃描器轉換成檔案存入電腦,日後只要瀏覽各筆記本的資料夾,便可憑影像找到所需頁面。檔案還可放到iPhone中,隨時隨地閱讀。

Collage Wallper。

今天又試用了Mac版Picasa,當中有一個稱為Collage的功能,可以自動隨機組合所選圖片成Wallpaper。找來一些關於筆記本使用法的“剪報”(其實掃描進電腦的雜誌內容)一試,效果不俗。看著電腦發呆時還可以順道溫習一下!


最近除試用新筆記法以外,也在試行用Wiki制作讀書筆記,以下為美崎栄一郎著作的筆記:



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