用了電腦N年，不覺得File和Folder是整理檔案最有效的方法，畢竟檔案屬性眾多，很難全部反映在檔案名稱上。如果檔案名稱能只記錄檔案的名稱或標題，而其他屬性則記錄在其他地方的話，為檔案命名時便不用左想右想，想個容易記起、容易搜尋的名稱。
將檔案屬性在外部進行儲存，簡單說，其實就是建立索引。做索引的工具很多，可以用Excel，也可以用Access，可惜兩者都是Microsoft出品，難用非常，商用還可以，個人用則浪費時間、浪費生命。
早前使用過很多文件管理軟件(中文裡“文件”和“檔案”的含義很不穩定，英文的“file”叫“檔案”，但管理這些“檔案”的軟件卻叫“文件管理”軟件)，沒有一款完全合心意。最後，決定掏錢購買一個如Access一樣的資料庫管理軟件，自己動手設計符合需要的檔案管理資料庫。
蘋果公司擅長將複雜的事物簡單化，所以產品一向容易使用，價格又相宜，還同時支援多國語言(<-這個對我來說很重要)。如Office般功能的軟件套只售五百多元，比微軟的三千多元經濟實惠很多。資料庫管理軟件叫Bento，在港售價$399，由Apple子公司FileMaker設計，易用性一流，價錢亦吸引，值得投資。
老實說，網上有不少翻版軟件，犯不著要付錢買。但要改變習慣，必定會遇上內部阻力和惰性(做索引很麻煩，不習慣)，所以一定需要製造助力，才會下定決心去改變。錢，是個很好的助力。“付了錢，死都要用好，不要浪費”的心理，就是幫助我們克服惰性的元素。想改變，最好花點錢；花的錢越多，助力越大，改變得越快....
用了三十分鐘分析隨軟件附送的資料庫樣本，便已經掌握到軟件的基本用法。隨後一口氣用了兩天設計了幾個資料庫，用來管理一直管不好的東西，包括檔案、影片、支出、讀書筆記，和長笛練習記錄。其中，文件管理資料庫除了能夠管理電腦中的檔案外，還能記錄紙本文件(“paper document”又不能叫“紙本檔案”!!!)的位置，方便將兩者作統一管理。
資料庫的設計概念很簡單。
首先，起個容易辨認的名字給用作儲存檔案和文件的地方(場所)，如Bookshelf 001、Bookshelf 002、Clearbook 001、Clearbook 002等。然後，將各個地點劃分為小單位(稱為Slot, スロット)，如有二十個膠套的Clearbook，便分成Slot 001到Slot 020，而Document資料夾(蘋果電腦中的My Document資料夾)中，則建立001到nnn的資料夾。過程有如將城市劃分成分區和街道一樣。
劃分好分區和街道名稱後，每次儲存電腦檔案或紙本文件時，便可以在資料庫中記下所在地和相關資料，方便日後搜尋。存放時，只要緊記將文件或檔案存放到編號最小的空置Slot便可以了。
例如，現在手頭上有一本印刷說明書，可以放在Clearbook裡。檢查資料庫，看到Clearbook 001 Slot 13的狀態是“非使用中”(オープン)，我便可以將說明書放進Clearbook 001的013膠套中；而說明書的PDF版本則可以保存到Document/2009資料夾下的098空資料夾內。尋找文件時，只要搜尋資料庫，然後前往相應的地點去提取/開啟文件便可，就像使用圖書館一樣。
用了三十分鐘分析隨軟件附送的資料庫樣本，便已經掌握到軟件的基本用法。隨後一口氣用了兩天設計了幾個資料庫，用來管理一直管不好的東西，包括檔案、影片、支出、讀書筆記，和長笛練習記錄。其中，文件管理資料庫除了能夠管理電腦中的檔案外，還能記錄紙本文件(“paper document”又不能叫“紙本檔案”!!!)的位置，方便將兩者作統一管理。
資料庫的設計概念很簡單。
首先，起個容易辨認的名字給用作儲存檔案和文件的地方(場所)，如Bookshelf 001、Bookshelf 002、Clearbook 001、Clearbook 002等。然後，將各個地點劃分為小單位(稱為Slot, スロット)，如有二十個膠套的Clearbook，便分成Slot 001到Slot 020，而Document資料夾(蘋果電腦中的My Document資料夾)中，則建立001到nnn的資料夾。過程有如將城市劃分成分區和街道一樣。
劃分好分區和街道名稱後，每次儲存電腦檔案或紙本文件時，便可以在資料庫中記下所在地和相關資料，方便日後搜尋。存放時，只要緊記將文件或檔案存放到編號最小的空置Slot便可以了。
例如，現在手頭上有一本印刷說明書，可以放在Clearbook裡。檢查資料庫，看到Clearbook 001 Slot 13的狀態是“非使用中”(オープン)，我便可以將說明書放進Clearbook 001的013膠套中；而說明書的PDF版本則可以保存到Document/2009資料夾下的098空資料夾內。尋找文件時，只要搜尋資料庫，然後前往相應的地點去提取/開啟文件便可，就像使用圖書館一樣。
以下是資料庫的一些截圖：
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